Checklist ALV: hoe bereid je de vergadering zonder gedoe voor?

Wat is de ALV en waarom is die belangrijk?

De ALV — de algemene ledenvergadering — is de jaarlijkse vergadering waarop de eigenaren van je VvE samen de belangrijke besluiten nemen. Hier wordt de jaarrekening goedgekeurd, de begroting en de VvE-bijdrage vastgesteld, en worden het bestuur en de kascommissie gekozen. Elke eigenaar heeft stemrecht, dus het is hét moment waarop iedereen echt meebeslist.

Een goede voorbereiding maakt het verschil tussen een vergadering die soepel verloopt en een avond vol onduidelijkheid. Met de checklist hieronder loop je alles op tijd langs.

Wat doe je vóór de vergadering?

Het meeste werk zit in de voorbereiding. Regel dit ruim op tijd, dan hoeft er tijdens de ALV zelf niets meer uitgezocht te worden:

• Prik een datum en kies een locatie of een online vergadering die voor de meeste eigenaren werkt.
• Stel de agenda op met vaste punten: opening, notulen vorige ALV, jaarrekening, verslag kascommissie, begroting en bijdrage, bestuursverkiezing en rondvraag.
• Verstuur de uitnodiging op tijd, meestal minimaal vijftien dagen van tevoren, met de agenda en alle stukken erbij.
• Zorg dat de kascontrole klaar is, zodat de kascommissie op de ALV verslag kan uitbrengen over de jaarrekening.
• Regel de machtigingen voor eigenaren die niet kunnen komen maar wel willen stemmen.

Nog geen kascontrole gedaan? Lees dan eerst hoe je de kascontrole organiseert.

Wat doe je tijdens de vergadering?

Houd de vergadering strak en volg de agenda. Zo blijft het overzichtelijk en weet iedereen waar je bent:

• Noteer wie aanwezig is en tel de stemmen die vertegenwoordigd zijn, inclusief de machtigingen.
• Loop de agendapunten langs en geef bij elk besluit ruimte voor een korte toelichting en vragen.
• Stem per voorstel en noteer meteen de uitslag: hoeveel voor, hoeveel tegen.
• Verleen décharge aan het bestuur nadat de jaarrekening is goedgekeurd.

Wat doe je na afloop?

De vergadering is voorbij, maar de besluiten moeten nog worden vastgelegd en uitgevoerd. Rond dit netjes af:

• Maak de notulen en een besluitenlijst en deel die met alle eigenaren, ook met wie er niet was.
• Bewaar de stukken — notulen, jaarrekening en begroting — op een vaste plek in je VvE-documenten.
• Voer de besluiten uit, bijvoorbeeld het aanpassen van de VvE-bijdrage per de nieuwe datum.

Veelgestelde vragen over de ALV

Wat is een ALV bij een VvE?

De ALV, de algemene ledenvergadering, is de jaarlijkse vergadering waarop de eigenaren van een VvE samen de belangrijke besluiten nemen. Denk aan het goedkeuren van de jaarrekening, het vaststellen van de begroting en de VvE-bijdrage, en het kiezen van het bestuur en de kascommissie. Elke eigenaar heeft stemrecht.

Hoe lang van tevoren moet je een ALV aankondigen?

De uitnodiging voor de ALV moet meestal minimaal vijftien dagen van tevoren worden verstuurd, maar de exacte termijn staat in de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement van je VvE. Stuur de agenda en de bijbehorende stukken, zoals de jaarrekening en de begroting, gelijk mee zodat iedereen zich kan voorbereiden.

Wat moet er in de notulen van een ALV staan?

In de notulen staan de aanwezige eigenaren, de behandelde agendapunten en vooral de genomen besluiten met de uitslag van de stemming. Een aparte besluitenlijst maakt later snel duidelijk wat er precies is afgesproken, zonder dat je de hele notulen hoeft door te lezen.

Moet een VvE elk jaar een ALV houden?

Ja. De vergadering moet minstens één keer per jaar bij elkaar komen, al is het maar om de jaarrekening goed te keuren en de begroting en bijdrage vast te stellen. Ook als er weinig speelt: zonder vastgestelde begroting heeft de bijdrage geen basis. In een kleine VvE kan de ALV kort en informeel zijn, bijvoorbeeld aan de keukentafel.

Wat zet je op de agenda van een ALV zonder bestuurswissel?

De vaste punten: opening, notulen van de vorige vergadering, het verslag van het bestuur, de jaarrekening met het verslag van de kascommissie, décharge van het bestuur, de begroting en de bijdrage voor het komende jaar, het onderhoud, de benoeming van de nieuwe kascommissie en de rondvraag. Zonder bestuurswissel laat je het punt bestuursverkiezing gewoon weg, of je herbenoemt het huidige bestuur als het reglement een zittingstermijn kent.

Hoe stemmen eigenaren op de ALV?

Meestal met handopsteken of op een stembriefje, waarbij elke eigenaar het aantal stemmen heeft dat in de splitsingsakte staat. Kan een eigenaar niet komen, dan kan hij met een schriftelijke volmacht een andere eigenaar laten stemmen. Een volmachtformulier is een kort briefje met de naam van de eigenaar, het appartement, de gemachtigde, de datum van de vergadering en een handtekening.