Kascontrole voor je VvE zonder gedoe
De penningmeester zet de cijfers klaar, de kascommissie controleert ze. Met VvE Gedoe hoeft dat voorwerk geen avond in Excel te kosten. Laad je banktransacties, filter op naam, vink alle transacties van een eigenaar in één keer aan en koppel ze. Zo werk je de lijst leeg en krijgt de kascommissie een net rapport. Online, in je browser.
Geen grootboekrekeningen, geen ingewikkelde regels. Iedereen kan dit.
Wat is kascontrole software?
Kascontrole software is een programma waarmee het bestuur van een VvE de jaarlijkse kascontrole voorbereidt zonder handwerk in Excel. De penningmeester importeert de banktransacties van het boekjaar, koppelt ze aan eigenaren en kostencategorieën, en de software rekent uit wie de VvE-bijdrage heeft betaald en waar het geld naartoe ging. Aan het eind download je een rapport. De kascommissie legt dat naast de bankafschriften en facturen en brengt verslag uit op de ALV. Omdat het online werkt, hoeft er niets geïnstalleerd te worden en staat de administratie niet op de laptop van één bestuurslid.
Geen grootboekrekeningen, geen ingewikkelde regels
Je hoeft niets van boekhouden te weten. Je laadt je transacties, filtert op de naam van een eigenaar, selecteert al hun transacties en koppelt ze in één keer. Dat herhaal je tot de lijst leeg is. Geen grootboek, geen debet en credit, geen regels die je uit je hoofd moet kennen. Precies daarom kan iedereen in het bestuur de kascontrole voorbereiden.
Bekijk hoe het werkt
Van bankafschrift tot het rapport voor de kascommissie, in een paar minuten met een voorbeeld-VvE.
De kascontrole voorbereiden in vier stappen
Zo zet de penningmeester alles klaar: van bankbestand naar een overzicht dat de kascommissie kan controleren.
Banktransacties importeren
Bij je bank download je een bestand met de transacties van het boekjaar en dat upload je. Kies CAMT.053 of MT-940; zie je die optie niet, dan gebruik je bij ING, Rabobank en Knab het CSV-bestand. Alle af- en bijschrijvingen staan er in één keer in — niets overtypen.
Filter op naam, selecteer alles en koppel
Typ de naam van een eigenaar — bijvoorbeeld "Rita" — en de lijst toont meteen alleen háár transacties. Vink ze in één keer allemaal aan en koppel ze aan Rita. Terugkerende kosten pak je precies zo aan: filter op de naam of het IBAN van bijvoorbeeld de verzekeraar, selecteer alle afschrijvingen en koppel ze aan de categorie "Verzekering". Zo werk je de lijst leeg tot er niets meer openstaat.
Controleer of iedereen heeft betaald
Per eigenaar zie je het beginsaldo, wat er betaald is en wat er verwacht werd. Een groen saldo betekent: bij. Een rood saldo betekent: er staat nog een bijdrage open.
Rapport voor de kascommissie
Maak met één klik een overzicht per boekjaar en download het als PDF. De kascommissie ziet precies wie wat betaalde en waar het geld naartoe ging, en legt dat naast de bankafschriften en facturen. Na de controle sluit je de periode af, zodat er niets meer verandert.
Waarom online, en niet in Excel
De drie manieren waarop een kleine VvE de kascontrole voorbereidt, naast elkaar.
Excel
Gratis, maar het kost je een avond
- Transacties overtypen of plakken en zelf formules onderhouden
- Eén typefout en de saldo's kloppen niet meer
- Het bestand staat op de laptop van de penningmeester
- Bij een bestuurswissel begint iedereen opnieuw
Beheerkantoor
Uit handen, maar een vaste kostenpost
- Een tarief per appartement per maand, elk jaar opnieuw
- Je moet wachten op iemand anders voor cijfers
- De VvE houdt zelf minder zicht op de kas
- Vaak overkill voor een VvE van een paar appartementen
Online kascontrole software
Zelf doen, in een paar klikken
- Bankbestand inlezen, niets overtypen
- Saldo's per eigenaar worden voor je uitgerekend
- PDF-rapport voor de kascommissie met één klik
- Het hele bestuur kan erbij, ook na een wissel
Alles wat je voor de kascontrole nodig hebt
Genoeg om de kas netjes klaar te zetten voor de kascommissie, en niets van de zware boekhoudsoftware die je niet nodig hebt.
Import uit elke Nederlandse bank
CAMT.053 en MT-940 van elke bank, en voor een particuliere rekening het CSV-bestand van ING, Rabobank of Knab. Je hele boekjaar staat er in één keer in.
Uitgaven per categorie
Maak eigen categorieën zoals "Verzekering" of "Bankkosten" en zie in één oogopslag waar het geld naartoe ging.
Rapport en boekjaar afsluiten
Download een PDF per boekjaar voor de kascommissie of de ALV. Na de controle sluit je de periode af, zodat transacties en saldo niet meer kunnen wijzigen.
Toegang voor het hele bestuur
Meerdere bestuursleden kunnen erbij. Wisselt de penningmeester, dan blijft de administratie gewoon staan.
Wat kost kascontrole software?
Bij VvE Gedoe betaal je één vaste prijs per VvE: vanaf €9,95 per maand. Met 2–5 appartementen is dat €9,95, met 6–15 appartementen €14,95 en met 16–25 appartementen €19,95 per maand (incl. btw). Niet per gebruiker, niet per module. Het hele bestuur kan erbij en de kascontrole zit erin — net als de ledenadministratie, de servicekosten, de documenten en het mededelingenbord.
Je probeert het 30 dagen gratis zonder betaalgegevens, en het abonnement is maandelijks opzegbaar. Ter vergelijking: een professioneel beheerkantoor rekent een tarief per appartement per maand, wat voor een kleine VvE al snel honderden euro's per jaar meer is.
Veelgestelde vragen over de kascontrole
- Wat is een kascontrole bij een VvE?
- Bij de kascontrole controleert de kascommissie of de penningmeester het geld van de VvE goed heeft beheerd: klopt het banksaldo, hebben alle eigenaren hun bijdrage betaald en zijn de uitgaven terecht? Meestal gebeurt dit één keer per jaar, voordat de jaarrekening op de ALV wordt goedgekeurd. Zo organiseer je de kascontrole stap voor stap.
- Wie doet wat bij de kascontrole?
- Het bestuur, meestal de penningmeester, houdt de administratie bij en zet de cijfers van het jaar klaar. Dat doe je in VvE Gedoe. De kascommissie, meestal twee eigenaren die niet in het bestuur zitten, controleert die cijfers met het rapport, de bankafschriften en de facturen, en brengt verslag uit op de ALV. Daarna verleent de vergadering het bestuur décharge. Zo organiseer je de kascontrole.
- Heb ik verstand van boekhouden nodig om de kascontrole voor te bereiden?
- Nee. Je laadt een bestand met je banktransacties, filtert op de naam van een eigenaar, selecteert al hun transacties en koppelt ze in één keer. Dat herhaal je tot de lijst leeg is. Geen grootboekrekeningen, geen ingewikkelde regels, geen boekhoudkennis nodig.
- Werkt het met mijn bank?
- Ja. Kies een CAMT.053- of MT-940-bestand. Die standaardformaten kun je bij elke bank downloaden en ze zijn het betrouwbaarst. Zie je die optie niet, bijvoorbeeld bij een particuliere rekening? Dan kun je bij ING, Rabobank en Knab ook het CSV-bestand gebruiken. Heb je een andere bank? Stuur ons dan een voorbeeld van het CSV-bestand via [email protected], dan voegen we je bank toe.
- Is kascontrole in Excel niet genoeg?
- Het kan, maar het kost de penningmeester een avond en er sluipen makkelijk fouten in. In Excel type je transacties over of plak je ze en moet je zelf formules onderhouden om per eigenaar te zien wie er betaald heeft. Kascontrole software leest het bankbestand rechtstreeks in, rekent de saldo's per eigenaar uit en maakt het rapport voor de kascommissie. Bovendien staat het bestand niet op de laptop van de vorige penningmeester.
- Wat krijgt de kascommissie te zien?
- Een PDF-rapport per boekjaar met het beginsaldo, per eigenaar wat er betaald en verwacht is, en de uitgaven per categorie. Elke euro is herleidbaar naar een banktransactie, dus de kascommissie kan het rapport naast de bankafschriften en facturen leggen. Na de controle sluit de penningmeester het boekjaar af, zodat de cijfers niet meer kunnen wijzigen.
- Moet ik iets installeren?
- Nee. VvE Gedoe draait volledig online in je browser, op je laptop, tablet en telefoon. Er is niets te installeren en niets bij te werken.
Klaar voor een kascontrole zonder gedoe?
Zet je VvE op VvE Gedoe en zet de kascontrole dit jaar in een paar klikken klaar. 30 dagen gratis, geen betaalgegevens nodig.