Privacybeleid

Inleiding

Om producten en diensten te kunnen leveren verwerkt Label84 bepaalde persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we jouw privacy beschermen.

VvE Gedoe is een dienst van Label84, gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88004279. Label84 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder:

• Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres)
• Facturatiegegevens (zoals betaalinformatie en factuurgegevens)
• Gebruiksgegevens (zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en bezochte pagina's)
• VvE-gegevens (zoals units, eigenaren, documenten en mededelingen die je in de VvE-administratie invoert)

Waarom verzamelen we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. We delen jouw gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten of wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

We bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of zolang de wet dit vereist.

Facturatiegegevens bewaren we gedurende 7 jaar vanwege fiscale verplichtingen. Gegevens van bezoekers die contact met ons opnemen maar geen account aanmaken, bewaren we maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.

Units, eigenaren, documenten, mededelingen en overige VvE-gegevens bewaren we zolang het account actief is. Na beëindiging van het account blijven deze gegevens gedurende maximaal 30 dagen beschikbaar voor export of herstel, waarna deze worden verwijderd.

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om jouw ervaring op onze website te verbeteren.

We verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beschreven doeleinden.

Beveiliging van gegevens

Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers. We maken gebruik van versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeveiliging, logging en periodieke beveiligingscontroles om persoonsgegevens te beschermen.

Waar mogelijk worden gegevens versleuteld opgeslagen en worden uitsluitend geautoriseerde medewerkers toegang verleend tot persoonsgegevens.

Derden en verwerkers

We delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

We maken gebruik van de volgende categorieën van verwerkers:

• Betalingsverwerkers (Mollie)
• Hostingproviders (Leaseweb)
• Cloud- en opslagdiensten (AWS)
• E-maildiensten (AWS)
• Analytische diensten (Google Analytics)
• AI-dienst voor de AI-assistent (OpenAI), alleen als het bestuur van een VvE de assistent aanzet
• Adressen (Nederland Postcode API)

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten af.

Persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen conform de AVG.

Alleen als het bestuur van een VvE de AI-assistent aanzet, schakelen we daarnaast een AI-dienst in (OpenAI). Zie hieronder.

AI-assistent

VvE Gedoe heeft een optionele AI-assistent waarmee het bestuur vragen kan stellen over de eigen VvE en eenvoudige wijzigingen kan laten voorbereiden. De assistent staat standaard uit. Het bestuur of een beheerder van de VvE kan hem in de instellingen aan- en weer uitzetten.

Staat de assistent uit, dan sturen we geen gegevens naar een AI-dienst. Staat hij aan, dan gebeurt dat alleen op het moment dat iemand van het bestuur een vraag stelt of een voorgestelde wijziging bevestigt of annuleert. We sturen dan de vraag mee, samen met de gegevens van die ene VvE die nodig zijn voor het antwoord: woningen, namen van eigenaren en wie wanneer eigenaar was, servicekosten, saldo per boekjaar, namen van documenten, relaties, meldingen en mededelingen met reacties. Banktransacties worden alleen meegestuurd als de vraag daarom vraagt. E-mailadressen, telefoonnummers en IBAN's van eigenaren sturen we niet mee, tenzij iemand ze zelf in een vraag noemt. De inhoud van documenten sturen we nooit mee.

De AI-dienst (OpenAI) verwerkt deze gegevens alleen om het antwoord te maken en treedt daarbij op als onze subverwerker. Deze verwerking kan buiten de EER plaatsvinden, op basis van standaardcontractbepalingen. Wijzigingen voert de assistent pas uit nadat iemand van het bestuur ze heeft bevestigd.

Gesprekken met de assistent bewaren we zodat het bestuur ze kan teruglezen. Gesprekken waarin 60 dagen niets is gebeurd, verwijderen we automatisch; het bestuur kan een gesprek ook zelf eerder verwijderen. Om misbruik te voorkomen houden we per vraag bij wie de vraag stelde, voor welke VvE en hoeveel rekenkracht die kostte, zonder de inhoud van de vraag.

Google Analytics

Met jouw toestemming gebruiken wij Google Analytics om inzicht te verkrijgen in het gebruik van onze website. Hierbij kunnen gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, apparaatgegevens en websitegebruik worden verwerkt.

Wij hebben passende maatregelen genomen om de privacy-impact van Google Analytics te beperken, waaronder het uitschakelen van onnodige gegevensdeling waar mogelijk.

YouTube-video's

Op onze website tonen we uitlegvideo's die op YouTube staan. Zolang je een video niet afspeelt, zie je alleen een afbeelding die op onze eigen server staat en worden er geen gegevens met YouTube gedeeld.

Klik je op afspelen, dan wordt de video geladen via de privacyvriendelijke modus van YouTube (youtube-nocookie.com). Vanaf dat moment kan Google, als eigenaar van YouTube, gegevens verwerken zoals je IP-adres, browser- en apparaatgegevens en hoe je de video bekijkt, en kan YouTube gegevens in je browser opslaan. Google doet dit als zelfstandige verantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid. Wil je dat niet, speel de video dan niet af.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van jouw persoonsgegevens. Daarnaast heb je recht op beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking en overdraagbaarheid van jouw gegevens.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, heb je het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor jou hebben.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je van mening bent dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens.

Cookies

We gebruiken functionele cookies voor de werking van de website. Deze cookies zijn noodzakelijk en vereisen geen toestemming.

Voor analytische cookies, waaronder Google Analytics, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner.

Speel je een YouTube-video af, dan kan YouTube cookies of vergelijkbare gegevens in je browser opslaan. Dat gebeurt pas nadat je zelf op afspelen hebt geklikt.

Je kunt jouw browserinstellingen aanpassen om cookies te weigeren of te verwijderen, maar dit kan de functionaliteit van onze website beïnvloeden.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij gebruikers hierover informeren. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze website.

Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

VvE Gedoe (een dienst van Label84)
KvK: 88004279
E-mail: [email protected]
Website: www.vvegedoe.nl

Indien van toepassing kun je verzoeken omtrent privacy ook indienen via bovenstaand e-mailadres.