VvE-boekhouding zonder gedoe
Geen ingewikkeld boekhoudpakket met grootboeken en dubbele boekingen. Gewoon een simpele administratie: maak een boekjaar aan, importeer je banktransacties en koppel ze met een paar klikken aan de eigenaren.
Geen boekhoudkennis nodig. Zo simpel dat iedereen in het bestuur het snapt.
Nadrukkelijk géén boekhoudpakket
Geen grootboek, geen debet en credit, geen dubbele boekhouding. Dat heeft een kleine VvE helemaal niet nodig. Dit is een uitgeklede versie die precies doet wat een zelfbeherende VvE nodig heeft: bijhouden wie wat betaalde en waar het geld naartoe ging. En juist daarom kan iedereen ermee werken.
Bekijk hoe het werkt
In een paar minuten van bankafschrift naar een kloppende boekhouding, met een voorbeeld-VvE.
Zo houd je de boekhouding bij
Van een leeg boekjaar naar een compleet overzicht, stap voor stap.
Maak een boekjaar aan
Een boekjaar is de periode waarover je de administratie bijhoudt — meestal een kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december. Je geeft de begin- en einddatum op en het boekjaar staat klaar om te vullen.
Importeer je banktransacties
Bij je bank kun je je transacties als bestand downloaden. Kies CAMT.053 of MT-940: die standaardformaten kun je bij elke bank downloaden en ze zijn het betrouwbaarst. Zie je die optie niet, bijvoorbeeld bij een particuliere rekening? Dan kies je bij ING, Rabobank en Knab het CSV-bestand. Je uploadt het bestand en alle af- en bijschrijvingen staan er in één keer in. Niets overtypen.
Typ een naam en koppel in één keer
Je ziet alle transacties van de periode in een lijst. Begin te typen — bijvoorbeeld "Rita" — en de lijst filtert meteen mee: alleen de transacties van tante Rita blijven staan. Zet er een vinkje voor en koppel ze in één keer aan Rita. Zo werk je de lijst leeg tot er niets meer openstaat.
Categoriseer de uitgaven
Betalingen die geen bijdrage zijn, koppel je aan een categorie. Maak zelf categorieën als "Verzekering", "Bankkosten" of "Onderhoud" en vink alle bijbehorende transacties aan. Zo zie je later precies waar het geld naartoe ging.
Sluit het boekjaar af en download het rapport
Elke keer zie je de tabel met per eigenaar het saldo en de stand van de kas. Klopt alles, dan sluit je het boekjaar af zodat er niets meer verandert, en download je het rapport als PDF — voor de ALV of de kascommissie.
Zie het hele jaar door wie de bijdrage heeft betaald
Geen streepjeslijst meer naast je bankafschrift. De verwachte bijdrage komt uit je verdeelsleutels, dus per eigenaar zie je precies wat er betaald is en wat er nog openstaat — niet alleen bij de kascontrole.
Betaald versus verwacht
Per eigenaar het bedrag dat binnenkwam naast wat er verwacht werd, en het saldo dat overblijft.
Achterstanden opsporen
Een rood saldo springt eruit. Zo weet je precies wie je een herinnering moet sturen, voordat een achterstand oploopt.
Verdeelsleutels bepalen het bedrag
De verwachte bijdrage komt uit de maandbedragen per verdeelsleutel. Verandert een bedrag? Dan verandert het saldo mee.
Alles voor een kloppende administratie
Genoeg om de boekhouding netjes bij te houden, en niets van de zware software die je niet nodig hebt.
Boekjaar per periode
Houd de administratie per boekjaar bij, met een eigen begin- en einddatum. Vorige jaren blijven gewoon bewaard om terug te kijken.
Beginsaldo per eigenaar
Betaalde iemand vorig jaar te veel of vooruit, of staat er nog een bedrag open? Zet het als beginsaldo, zodat het boekjaar met de juiste stand begint.
Maand, kwartaal of in één keer
Betaalt iemand niet per maand maar per kwartaal of het hele jaar in één keer? Geen probleem. VvE Gedoe telt op wat er binnenkwam en het saldo klopt gewoon.
Saldo en kasstand
Bij elke wijziging zie je de tabel met per eigenaar het saldo — betaald, verwacht en het verschil — en de actuele stand van de kas.
Veelgestelde vragen over de boekhouding
- Is VvE Gedoe een boekhoudpakket?
- Nee, bewust niet. Het is een sterk vereenvoudigde boekhouding voor kleine VvE's: geen grootboek, geen dubbele boekhouding, geen debet en credit. Je importeert je banktransacties, koppelt ze aan eigenaren en categorieën en ziet het saldo. Zo simpel dat iedereen in het bestuur het snapt, ook zonder boekhoudkennis.
- Welk boekhoudprogramma heb je nodig voor een VvE?
- Voor een kleine VvE heb je geen volledig boekhoudpakket nodig. Wat de penningmeester moet kunnen, is bijhouden wie de bijdrage heeft betaald, de uitgaven per categorie zien, het saldo laten kloppen met de bank en een overzicht maken voor de kascontrole. Een boekhoudprogramma dat speciaal voor VvE's is gemaakt, doet precies dat en rekent de bijdragen per eigenaar voor je uit. Een algemeen pakket voor bedrijven kan het ook, maar dan moet je die bijdragen zelf bijhouden.
- Hoe zie ik of iedereen de VvE-bijdrage heeft betaald?
- Je laadt je banktransacties, filtert op de naam van een eigenaar, selecteert al hun betalingen en koppelt ze in één keer. Dat herhaal je tot de lijst leeg is. VvE Gedoe zet daarna per eigenaar het saldo op een rij: wat er verwacht werd, wat er betaald is en wat er nog openstaat. Achterstanden staan meteen in het rood.
- Weet VvE Gedoe hoeveel elke eigenaar moet betalen?
- Ja. Je legt per verdeelsleutel een maandbedrag vast en koppelt daar de woningen aan. Daaruit berekent VvE Gedoe wat elke eigenaar over de periode verschuldigd is, zodat het saldo klopt met wat er binnenkwam. Zo werken servicekosten en verdeelsleutels.
- Wat is een boekjaar?
- Een boekjaar is de periode waarover je de administratie bijhoudt, meestal een kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december. Je maakt in VvE Gedoe een boekjaar aan, importeert de banktransacties van die periode en koppelt ze. Aan het eind sluit je het boekjaar af.
- Hoe koppel ik een transactie aan een eigenaar?
- Je begint gewoon te typen, bijvoorbeeld de naam van een eigenaar zoals Rita. De lijst filtert meteen mee en toont alleen de transacties van tante Rita. Je zet er een vinkje voor en koppelt ze in één keer aan Rita. Zo werk je de lijst stap voor stap leeg.
- Hoe vaak moet ik mijn banktransacties bijwerken?
- Dat bepaal je zelf. Sommige VvE's doen het elke maand, andere liever per kwartaal of één keer per jaar. Je uploadt gewoon een nieuw bankbestand en VvE Gedoe voegt alleen de transacties toe die nog niet bekend zijn.
- Werkt het ook als iemand per kwartaal betaalt?
- Ja. Of iemand nu per maand, per kwartaal of in één keer voor het hele jaar betaalt, VvE Gedoe telt gewoon op wat er binnenkwam en zet dat naast wat er verwacht werd. Het saldo klopt altijd, ongeacht het ritme van betalen.
- Kan ik een openstaand of vooruitbetaald bedrag van vorig jaar meenemen?
- Ja, met een beginsaldo per eigenaar. Betaalde iemand vorig jaar te veel of vooruit, dan zet je dat als positief beginsaldo. Staat er nog een bedrag open, dan zet je dat als negatief beginsaldo. Zo begint elk boekjaar met de juiste stand.
- Werkt het met mijn bank?
- Ja. Kies een CAMT.053- of MT-940-bestand. Die standaardformaten kun je bij elke bank downloaden en ze zijn het betrouwbaarst. Zie je die optie niet, bijvoorbeeld bij een particuliere rekening? Dan kun je bij ING, Rabobank en Knab ook het CSV-bestand gebruiken. Heb je een andere bank? Stuur ons dan een voorbeeld van het CSV-bestand via [email protected], dan voegen we je bank toe.
Een boekhouding die je wél begrijpt
Zet je VvE op VvE Gedoe en houd de administratie bij zonder gedoe.