Veelgestelde vragen
De antwoorden op de vragen die kleine, zelfbeherende VvE's het vaakst stellen — over prijzen, woningen en eigenaren, servicekosten, de boekhouding met bankimport, de kascontrole, mededelingen en documenten.
Aan de slag
- Wat is VvE Gedoe?
- VvE Gedoe is online software waarmee een klein, zelfbeherend VvE-bestuur zijn Vereniging van Eigenaars zelf beheert. Je legt de woningen en eigenaren vast, verdeelt de servicekosten met verdeelsleutels, houdt een simpele boekhouding bij met bankimport en kascontrole, deelt mededelingen en bewaart documenten — alles op één plek. Het is bewust gemaakt voor VvE's tot ongeveer 25 appartementen die het beheer zelf doen, zonder professioneel beheerkantoor.
- Voor wie is VvE Gedoe bedoeld?
- Voor kleine VvE's tot 25 appartementen die het beheer zelf doen, of die daarbij een handje hulp hebben van iemand als een beheerder. Het is niet bedoeld voor grote complexen of professionele beheerkantoren met tientallen VvE's.
- Heb ik verstand van computers of boekhouden nodig?
- Nee. Als je kunt e-mailen, kun je met VvE Gedoe overweg. Er is geen cursus of handleiding nodig en je hoeft niets van boekhouden te weten — geen grootboekrekeningen, geen debet en credit. Je logt in en het wijst zich vanzelf.
- Hoe lang duurt het om mijn VvE op te zetten?
- Meestal een paar minuten. Je vult de postcode en het eerste en laatste huisnummer van het complex in, VvE Gedoe haalt alle adressen op en jij vinkt aan welke bij je VvE horen. Daarna koppel je de eigenaren aan hun woning en stel je de servicekosten in.
- Moet ik alle woningen met de hand invoeren?
- Nee. Je vult de postcode en het eerste en laatste huisnummer van het complex in, en VvE Gedoe haalt automatisch alle adressen op. Je vinkt aan welke erbij horen en de woningen worden voor je aangemaakt.
Prijzen en abonnement
- Wat kost VvE Gedoe?
- Je betaalt per VvE: €15 per maand tot 15 appartementen, en daarboven €0,50 per extra appartement tot maximaal 25 appartementen (excl. btw). Jaarlijks betalen levert 20% korting op. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en er zijn geen opstartkosten.
- Is VvE Gedoe gratis te proberen?
- Ja. Je probeert VvE Gedoe 30 dagen gratis uit zonder dat je betaalgegevens hoeft in te vullen. Na de proefperiode kies je zelf of je een abonnement neemt; doe je dat niet, dan stopt het vanzelf.
- Betaal ik per VvE of per appartement?
- Je betaalt een vaste prijs per VvE, niet per appartement of per gebruiker. Tot 15 appartementen is dat €15 per maand; heeft je VvE er meer, dan komt er €0,50 per extra appartement bij tot maximaal 25 (excl. btw).
- Zit ik ergens aan vast?
- Nee. Je betaalt per maand en zegt op wanneer je wilt. Er is geen jaarcontract en geen opzegtermijn. Kies je voor jaarlijks betalen met korting, dan geldt dat voor het jaar dat je vooruitbetaalt.
- Kan ik meerdere VvE's met één account beheren?
- Ja. Je beheert meerdere VvE's vanuit hetzelfde account en wisselt met een VvE-switcher tussen ze. Elke VvE heeft een eigen abonnement en een eigen proefperiode.
Woningen en eigenaren
- Hoe voeg ik de eigenaren toe?
- Je voegt de eigenaren toe met hun contactgegevens en koppelt per woning wie er woont. Dat doe je in één overzicht en sla je in één keer op. Verhuist er later iemand, dan pas je alleen die ene woning aan.
- Kan ik zien wie er vroeger in een woning woonde?
- Ja. VvE Gedoe houdt de eigenaarshistorie per woning bij: wie er nu woont, wie er vroeger woonde en wie er in de toekomst komt. Dat is handig bij een verkoop of bij het uitzoeken van een oude kwestie.
- Kunnen de eigenaren zelf inloggen?
- Ja. Je nodigt eigenaren per e-mail uit, zodat ook zij hun woning en de mededelingen kunnen zien. Het bestuur bepaalt wie er toegang krijgt en houdt de regie.
Servicekosten en verdeelsleutels
- Wat is een verdeelsleutel?
- Een verdeelsleutel bepaalt welke woningen welk bedrag aan servicekosten betalen. Je maakt bijvoorbeeld een sleutel voor de bovenwoningen en een voor de benedenwoningen, geeft daar een maandbedrag aan en koppelt de woningen eraan. Zo verdeel je de kosten eerlijk over het complex.
- Hoe verwerk ik een verhoging van de servicekosten?
- Je legt een nieuw bedrag vast met een ingangsdatum. VvE Gedoe rekent vanaf die datum met het nieuwe maandbedrag, terwijl de oude bedragen bewaard blijven. Zo klopt de berekening ook halverwege het jaar.
- Berekent VvE Gedoe hoeveel elke eigenaar moet betalen?
- Ja. Uit de maandbedragen per verdeelsleutel en de gekoppelde woningen berekent VvE Gedoe wat elke eigenaar over een periode verschuldigd is. Dat vormt de basis voor het saldo betaald versus verwacht per eigenaar.
Boekhouding en bankimport
- Is VvE Gedoe een boekhoudpakket?
- Nee, en dat is een bewuste keuze. VvE Gedoe biedt een simpele VvE-boekhouding zonder grootboekrekeningen of ingewikkelde regels. Je maakt een boekjaar aan, importeert je banktransacties en koppelt ze aan eigenaren en categorieën. Precies genoeg om te zien of iedereen betaald heeft en om een kascontrole te doen.
- Werkt de bankimport met mijn bank?
- Ja, met vrijwel elke Nederlandse bank. Voor ING, Rabobank en Knab gebruik je het CSV-bestand dat je daar downloadt. Heb je een andere bank of weet je niet welk bestand je moet kiezen, neem dan een CAMT.053- of MT-940-bestand; die twee standaardformaten biedt elke bank aan, zoals ABN AMRO, SNS en Triodos.
- Hoe koppel ik betalingen aan de juiste eigenaar?
- Je typt de naam van een eigenaar om de lijst te filteren, vinkt al hun betalingen in één keer aan en koppelt ze. Betaalt iemand per kwartaal of het hele jaar ineens, dan selecteer je die bijschrijvingen net zo makkelijk samen. Zo werk je de lijst leeg tot er niets meer openstaat.
- Hoe vaak moet ik mijn banktransacties bijwerken?
- Dat bepaal je zelf. Sommige VvE's doen het elke maand, andere per kwartaal of één keer per jaar. Je uploadt gewoon een nieuw bankbestand en VvE Gedoe voegt alleen de transacties toe die nog niet bekend zijn.
- Kan ik een openstaand bedrag van vorig jaar meenemen?
- Ja. Je stelt per eigenaar een beginsaldo in, ook voor vooruit- of te veel betaald. Zo verdwijnen oude achterstanden niet en klopt het saldo vanaf het begin van het boekjaar.
Kascontrole
- Kan ik met VvE Gedoe de jaarlijkse kascontrole doen?
- Ja. Je importeert de banktransacties, koppelt ze aan eigenaren en categorieën en controleert of iedereen heeft betaald. Daarna download je een PDF-rapport met de saldo's dat je aan de kascommissie geeft.
- Krijgt de kascommissie een rapport?
- Ja. Per boekjaar download je een overzicht als PDF met per eigenaar het saldo van betaald, verwacht en openstaand. Handig voor de kascommissie en voor de décharge op de ALV.
- Zie ik het hele jaar door wie er nog moet betalen?
- Ja. Per eigenaar zie je doorlopend het saldo: verwacht, betaald en het verschil. Een openstaande bijdrage staat in het rood, zodat je precies weet wie je een herinnering moet sturen — niet alleen tijdens de kascontrole.
Mededelingen en documenten
- Hoe deel ik nieuws met de bewoners?
- Op het mededelingenbord plaats je berichten voor de leden. Je pint belangrijke berichten bovenaan, archiveert oude berichten en bewoners kunnen per bericht reageren. Zo houd je de communicatie overzichtelijker dan in een WhatsApp-groep.
- Welke documenten kan ik bewaren?
- Alle VvE-documenten die je wilt terugvinden, zoals de splitsingsakte, het reglement, notulen en polissen. Je maakt eigen mappen, uploadt bestanden en downloadt ze wanneer nodig, zodat alles op één veilige plek staat.
Notificaties en e-mail
- Krijg ik een melding bij een nieuwe mededeling of reactie?
- Ja. In de app zie je meteen een melding zodra er een nieuwe mededeling wordt geplaatst of iemand op een mededeling reageert waar jij ook aan meedoet. Die melding verschijnt direct, zonder dat je op een e-mail hoeft te wachten.
- Krijg ik voor elke melding meteen een e-mail?
- Nee, en dat is expres om je niet te overspoelen. In de app zie je alles direct, maar de e-mails worden gebundeld. Reacties op mededelingen worden verzameld in een dagelijkse e-mail en nieuwe mededelingen in een wekelijkse e-mail. Zo krijg je één rustig overzicht in plaats van een berichtje per gebeurtenis.
- Waarom bundelt VvE Gedoe de e-mails in plaats van ze meteen te sturen?
- Om spam te voorkomen. Als er op één dag meerdere reacties of mededelingen binnenkomen, zou dat evenzoveel losse e-mails betekenen. Daarom wacht VvE Gedoe en stuurt het de meldingen in één verzamel-e-mail: dagelijks voor reacties, wekelijks voor nieuwe mededelingen.
- Krijg ik nog een e-mail als ik de melding al in de app heb gezien?
- Nee. In de verzamel-e-mail komen alleen meldingen die je nog niet hebt gelezen. Heb je een mededeling of reactie al in de app bekeken, dan laat VvE Gedoe die uit de e-mail zodat je niets dubbel krijgt.
- Kan ik zelf kiezen welke e-mails ik ontvang?
- Ja. Je stelt per soort melding in of je er e-mail over wilt: nieuwe mededelingen en reacties op mededelingen kun je apart aan- of uitzetten. Zet je een soort uit, dan blijf je het in de app zien maar krijg je er geen e-mail meer over.
Account, gegevens en veiligheid
- Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?
- Je gegevens blijven na opzeggen nog een periode bewaard voordat de VvE definitief wordt verwijderd, zodat je niets kwijtraakt als je alsnog verdergaat. Hoe VvE Gedoe met persoonsgegevens omgaat, staat beschreven in het privacybeleid.
- Is VvE Gedoe alleen in het Nederlands?
- Ja. VvE Gedoe is gemaakt voor Nederlandse VvE's en is volledig Nederlandstalig, met bankimport en begrippen die aansluiten bij de Nederlandse praktijk.
- Kan ik VvE Gedoe op mijn telefoon gebruiken?
- Ja. VvE Gedoe werkt in de browser en past zich aan je scherm aan, dus je gebruikt het op je computer, tablet of telefoon zonder iets te installeren.
Staat je vraag er niet bij?
Probeer VvE Gedoe 30 dagen gratis uit, of neem contact op als je iets wilt weten.