Betalingen koppelen
Elke transactie hoort ergens bij: bij een eigenaar, bij een categorie, of je negeert de transactie. Pas als alles is gekoppeld, kun je het boekjaar afsluiten.
Wat er vanzelf gaat
Bij elke import kijkt VvE Gedoe bij welke eigenaar de openstaande transacties horen:
- IBAN: komt het IBAN van de tegenrekening overeen met dat van een eigenaar, dan wordt de transactie aan die eigenaar gekoppeld.
- Herkenningswoord: anders wordt gekeken of het herkenningswoord van een eigenaar in de naam of omschrijving staat. Past het bij meer dan één eigenaar, dan wordt er niets gekoppeld.
Transacties die al gekoppeld of genegeerd zijn en transacties in een afgesloten boekjaar blijven ongemoeid. Je vult het IBAN en het herkenningswoord in bij Eigenaren.
De rest zelf koppelen
- Open het boekjaar en blijf op het tabblad Transacties.
- Klik op Ongekoppeld en typ eventueel een naam in het zoekveld.
- Vink de transacties aan, of klik op Alles zichtbaar selecteren.
- Kies bij Kies eigenaar of categorie waar ze bij horen. Betalingen van eigenaren koppel je aan de eigenaar, kosten zoals de verzekering aan een categorie.
- Vul eventueel bij Notitie (optioneel) in waar de transactie voor is.
- Klik op Toepassen op.
Een notitie is niet verplicht, maar wel handig. Die staat bij de transactie in het boekjaar en in de transactiespecificatie. Zo weten de kascommissie en een volgend bestuur later nog waar een betaling voor was, bijvoorbeeld "factuur dakgoot Van Dijk" of "bijdrage januari t/m maart". De notitie geldt voor alle transacties die je hebt aangevinkt.
Een transactie negeren
Telt een transactie niet mee, zoals een overboeking naar de eigen spaarrekening? Kies dan onder Overig voor Negeren. De transactie blijft zichtbaar met het label Genegeerd, maar telt nergens mee.
Veelgestelde vragen
- Hoe pas ik een verkeerde koppeling aan?
- Zoek de transactie, vink die aan en kies de juiste eigenaar of categorie. De oude koppeling wordt dan vervangen. Met Koppeling verwijderen onder Overig staat de transactie weer open. Een volgende import kan die dan opnieuw automatisch koppelen.
- Hoe pas ik de notitie bij een transactie aan?
- Vink de transactie aan, kies dezelfde eigenaar of categorie, vul de nieuwe notitie in en klik op Toepassen op. Laat je de notitie leeg als je een transactie opnieuw koppelt, dan verdwijnt de oude notitie.
- Kan ik één transactie verdelen over meerdere eigenaren of categorieën?
- Nee, een transactie koppel je aan één eigenaar of één categorie. Betaalt een eigenaar in één keer voor meerdere woningen, dan is dat geen probleem: bij die eigenaar worden de bedragen van alle woningen opgeteld. Een factuur met verschillende soorten kosten koppel je aan de categorie die het beste past, met een notitie.
- Wat als ik het IBAN van een eigenaar pas later invul?
- Openstaande transacties worden bij de volgende import alsnog gekoppeld. Importeer eventueel hetzelfde bestand nog een keer. Dat voegt niets dubbel toe.
- Wat als twee eigenaren vanaf dezelfde rekening betalen?
- Vul het IBAN dan bij geen van beiden in, want een IBAN kan maar aan één eigenaar worden gekoppeld. Gebruik per eigenaar een herkenningswoord, zoals "appartement 21", als dat in de omschrijving van de betaling staat.
- Wat als een eigenaar vanaf een andere rekening betaalt?
- Een eigenaar heeft één IBAN. Koppel de betaling zelf, of vul een herkenningswoord in als dat altijd in de omschrijving staat.
- Waarom blijft de knop “Toepassen op” grijs?
- De knop werkt pas als je minstens één transactie hebt aangevinkt en een eigenaar of categorie hebt gekozen.
- Kan ik nog betalingen koppelen als het boekjaar is afgesloten?
- Nee. Open het boekjaar en klik op Periode heropenen als je toch iets wilt aanpassen. Lees meer over afsluiten.