Jaarrekening VvE: zelf maken met een voorbeeld
Een jaarrekening maken is minder moeilijk dan het klinkt. Hier lees je wat erin moet, zie je een ingevuld voorbeeld en download je twee gratis Excel-bestanden die het rekenwerk voor je doen.
Wat staat er in een jaarrekening?
Een jaarrekening heeft drie delen.
Staat van baten en lasten
Wat er dit jaar binnenkwam en wat eruit ging. Ook wel exploitatierekening of winst- en verliesrekening genoemd.
Balans
Wat de VvE heeft op 31 december en wat ze nog moet betalen. Bijvoorbeeld het geld op de bank en het reservefonds.
Toelichting
Een paar zinnen uitleg bij de cijfers. Bijvoorbeeld over het reservefonds, een grote uitgave of een eigenaar die nog moet betalen.
Het bestuur schrijft er ook een kort jaarverslag bij: wat is er dit jaar gebeurd?
Is een jaarrekening verplicht?
Ja, ook voor een kleine VvE. Dit zijn de regels:
- Het bestuur maakt elk jaar een jaarrekening en zet er een handtekening onder.
- Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar legt het bestuur hem voor aan de ALV. De ALV mag die termijn verlengen.
- De ALV keurt de jaarrekening goed.
- Een accountant is niet nodig. De ALV kiest dan wel elk jaar een kascommissie van minstens twee eigenaren die niet in het bestuur zitten. Zij controleren de cijfers.
- Je hoeft de jaarrekening niet naar de Kamer van Koophandel te sturen.
Dit staat in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 5:135 BW zegt dat dit artikel ook voor een VvE geldt.
Zo ziet het jaar eruit
- Januari en februari: de penningmeester maakt de jaarrekening.
- Daarna: de kascommissie controleert de cijfers. Lees hoe je de kascontrole organiseert.
- Voor de ALV: de jaarrekening gaat mee met de uitnodiging. Meestal minstens vijftien dagen van tevoren, maar kijk in je splitsingsreglement.
- Op de ALV: de eigenaren keuren de jaarrekening goed en verlenen het bestuur décharge.
- Daarna: bewaar de jaarrekening zeven jaar.
Voorbeeld: de jaarrekening van een kleine VvE
VvE Voorbeeldstraat 12 heeft zes appartementen. Elke eigenaar betaalt € 100 per maand. Eerst zie je de cijfers van 2026. Daarna de jaarrekening die je daarmee maakt.
Stap 1: de cijfers van 2026
Dit is het voorwerk. In VvE Gedoe staan deze cijfers in het financieel overzicht.
Eigenaren
| Naam | Beginsaldo | Verwacht | Betaald | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| Sanne Bakker | € 0 | € 1.200 | € 1.000 | € -200 |
| Peter de Vries | € -100 | € 1.200 | € 1.300 | € 0 |
| Anna Jansen | € 0 | € 1.200 | € 1.200 | € 0 |
| Tom Meijer | € 0 | € 1.200 | € 1.200 | € 0 |
| Lisa Smit | € 50 | € 1.200 | € 1.150 | € 0 |
| Mark Visser | € 0 | € 1.200 | € 1.300 | € 100 |
| Totaal | € 7.200 | € 7.150 |
Verwacht is wat een eigenaar dit jaar moest betalen. Het saldo is het beginsaldo plus betaald min verwacht. Sanne loopt € 200 achter. Mark heeft januari 2027 al betaald.
Uitgaven en overige
| Verzekering | € -1.450 |
| Schoonmaak | € -960 |
| Bankkosten | € -132 |
| Onderhoud | € -640 |
| Schilderwerk kozijnen | € -2.400 |
| Rente spaarrekening | € 18 |
| Totaal | € -5.564 |
Bank en reserves
| Betaalrekening op 1 januari | € 6.200 |
| Betaalrekening op 31 december | € 7.786 |
| Spaarrekening op 31 december | € 15.000 |
| Reservefonds op 1 januari | € 13.800 |
| Algemene reserve op 1 januari | € 7.450 |
| Naar het reservefonds (begroting) | € 1.200 |
Het saldo op de bank staat op het bankafschrift. Het reservefonds en de algemene reserve op 1 januari staan in de jaarrekening van vorig jaar.
Stap 2: de jaarrekening over 2026
Deze cijfers plak je in de Excel-bestanden. Die maken er dit van.
Staat van baten en lasten 2026
| Begroting 2026 | Werkelijk 2026 | |
|---|---|---|
| Baten | ||
| Bijdragen eigenaren | € 7.200 | € 7.200 |
| Rente spaarrekening | - | € 18 |
| Totaal baten | € 7.200 | € 7.218 |
| Lasten | ||
| Verzekering | € 1.400 | € 1.450 |
| Schoonmaak | € 960 | € 960 |
| Bankkosten | € 120 | € 132 |
| Onderhoud | € 800 | € 640 |
| Schilderwerk kozijnen | € 2.500 | € 2.400 |
| Naar het reservefonds | € 1.200 | € 1.200 |
| Totaal lasten | € 6.980 | € 6.782 |
| Resultaat | € 220 | € 436 |
Balans per 31 december 2026
| Bezittingen | |
|---|---|
| Betaalrekening | € 7.786 |
| Spaarrekening | € 15.000 |
| Nog te ontvangen bijdragen | € 200 |
| Totaal | € 22.986 |
| Reserves en schulden | |
|---|---|
| Reservefonds | € 15.000 |
| Algemene reserve | € 7.886 |
| Vooruitbetaalde bijdragen | € 100 |
| Totaal | € 22.986 |
Uit de toelichting
Reservefonds
Op 1 januari stond er € 13.800 in het reservefonds. Er kwam € 1.200 bij en er is niets uitgegeven. Op 31 december staat er € 15.000. Het geld staat op de spaarrekening.
Algemene reserve
Op 1 januari was de algemene reserve € 7.450. Het resultaat van € 436 komt erbij. Op 31 december is de algemene reserve € 7.886. Eén eigenaar moet nog € 200 betalen, één eigenaar heeft € 100 vooruitbetaald.
Waar komen de getallen vandaan?
- Bijdragen eigenaren (€ 7.200) is het totaal bij Verwacht. Dat is wat de eigenaren moesten betalen, niet wat er binnenkwam.
- De lasten zijn de uitgaven uit stap 1, plus de € 1.200 voor het reservefonds.
- Het resultaat is de baten min de lasten: € 7.218 - € 6.782 = € 436. Er bleef geld over, omdat het onderhoud meeviel. De ALV beslist wat ermee gebeurt. Meestal gaat het naar de algemene reserve.
- Nog te ontvangen bijdragen (€ 200) is de achterstand van Sanne. Vooruitbetaalde bijdragen (€ 100) is wat Mark al voor 2027 betaalde.
- De algemene reserve is € 7.450 + € 436 = € 7.886. Daarmee klopt de balans: beide kanten zijn samen € 22.986.
- Het reservefonds groeit van € 13.800 naar € 15.000. Het staat op een aparte spaarrekening. Dat moet volgens de wet (artikel 5:126 BW).
- Het saldo op de bank klopt: € 6.200 + € 7.150 betaald - € 5.564 uitgaven en overige = € 7.786. Dat is precies het saldo op 31 december.
Het voorwerk kost de meeste tijd
De jaarrekening zelf is snel gemaakt. Het werk zit in het voorwerk: de cijfers uit stap 1. Zo gaat dat meestal.
Het voorwerk
- Download het bankafschrift van het hele jaar. Van de betaalrekening en de spaarrekening.
- Zet bij elke transactie van wie of waarvoor hij is. Elke bijdrage hoort bij een eigenaar. Elke uitgave hoort bij een categorie, zoals verzekering of onderhoud.
- Reken per eigenaar uit wat er verwacht en betaald is. Neem het saldo van vorig jaar mee als beginsaldo.
In Excel of op papier ben je hier meestal een of twee avonden mee bezig. Met VvE Gedoe gaat het grootste deel vanzelf: de bijdragen worden automatisch aan de juiste eigenaar gekoppeld en VvE Gedoe rekent per eigenaar uit wat er verwacht en betaald is. Dan heb je de cijfers in een kwartier. Lees hoe dat werkt.
De jaarrekening: vijf minuten
- Plak de cijfers in de Excel-bestanden. Vul ook het saldo op de bank op 1 januari en 31 december in. Klopt de controle van het saldo niet, dan mist er nog een transactie.
- Schrijf een paar zinnen toelichting en geef alles aan de kascommissie.
Gratis Excel-bestanden voor de jaarrekening
Twee bestanden die samen de jaarrekening maken. De voorbeeld-VvE staat er al in. Vul de gele cellen in met je eigen cijfers, de rest rekent het bestand zelf uit.
Winst- en verliesrekening VvE
Wat er binnenkwam en wat eruit ging, wat er naar het reservefonds ging en het resultaat. Met een controle of het saldo op de bank klopt.
Gratis downloaden (Excel, versie 2) ↓
Balans VvE
Het geld op de bank, het reservefonds, de achterstanden en wat eigenaren vooruit hebben betaald.
Gratis downloaden (Excel, versie 2) ↓
Zo ziet het voorwerk eruit in VvE Gedoe
De twee overzichten van dezelfde voorbeeld-VvE. Uit het financieel overzicht kopieer je de tabellen Eigenaren en Uitgaven & overige naar de Excel-bestanden.
Voorbeeld financieel overzicht
Per eigenaar het beginsaldo, wat er verwacht en betaald is en het saldo. Daaronder de uitgaven per categorie.
Gratis downloaden (PDF) ↓
Voorbeeld transactiespecificatie
Elke transactie van het jaar per eigenaar en per categorie, met het IBAN, de notitie en een subtotaal.
Gratis downloaden (PDF) ↓
Op zoek naar meer? Bekijk alle gratis voorbeelden voor je VvE.
Waar het vaak misgaat
- Alleen een lijstje inkomsten en uitgaven. Zonder balans is de jaarrekening niet compleet.
- Het reservefonds verdwijnt in het saldo op de bank. Houd apart bij hoeveel er in het reservefonds zit.
- Achterstanden die niemand ziet. Kijk niet alleen naar wat er binnenkwam. Een eigenaar die nog moet betalen, hoort op de balans.
- Een saldo dat niet klopt met de bank. Dan mist er een transactie, of is er een dubbel geteld. Zoek het uit voordat de kascommissie begint.
- Geen begroting ernaast. Eigenaren willen zien of de kosten binnen de begroting bleven. Zet ze naast elkaar, zoals in het voorbeeld.
VvE Gedoe doet het voorwerk
Je leest het bankafschrift in en de bijdragen worden automatisch aan de juiste eigenaar gekoppeld. Je ziet meteen per eigenaar wat er verwacht en betaald is. Zo heb je de cijfers in een kwartier, in plaats van een of twee avonden.
- Bankafschrift inlezen van elke Nederlandse bank
- Bijdragen automatisch bij de juiste eigenaar
- Per eigenaar verwacht, betaald en openstaand
- Uitgaven per categorie en het boekjaar afsluiten
De jaarrekening zelf zit bewust niet in VvE Gedoe. Elke VvE wil hem net iets anders: andere posten, een andere indeling, een eigen toelichting. Daarom krijg je de Excel-bestanden. Daarmee maak je de jaarrekening in vijf minuten zoals jij hem wilt, zonder ingewikkelde boekhoudsoftware.
Meer over de boekhouding en de kascontrole.
Veelgestelde vragen
- Is een jaarrekening verplicht voor een kleine VvE?
- Ja. Elke VvE moet elk jaar een jaarrekening maken, hoe klein ook. Het bestuur legt hem binnen zes maanden na het einde van het boekjaar voor aan de ALV. Dat staat in artikel 2:48 BW, dat via artikel 5:135 BW ook voor een VvE geldt.
- Wanneer moet de jaarrekening van een VvE klaar zijn?
- Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Loopt het boekjaar van januari tot en met december, dan is dat vóór 1 juli. De ALV mag die termijn verlengen. Begin in januari of februari, want de kascommissie moet de cijfers ook nog controleren.
- Wat is het verschil tussen een jaarrekening en een begroting?
- De jaarrekening kijkt terug: wat kwam er vorig jaar binnen en wat ging eruit? De begroting kijkt vooruit: wat kost het komend jaar en hoeveel betaalt elke eigenaar? Op de ALV bespreek je ze allebei.
- Moet een accountant de jaarrekening van een VvE controleren?
- Nee, dat hoeft niet. Zonder accountant kiest de ALV elk jaar een kascommissie. Dat zijn minstens twee eigenaren die niet in het bestuur zitten. Zij controleren de cijfers en vertellen op de ALV wat ze hebben gevonden. Zo organiseer je de kascontrole.
- Is de exploitatierekening hetzelfde als de winst- en verliesrekening?
- Ja. Een VvE maakt geen winst, daarom heet dit overzicht officieel de staat van baten en lasten. Veel VvE's zeggen exploitatierekening. Het is steeds hetzelfde: wat kwam er binnen, wat ging eruit en wat blijft er over.
- Moet een VvE de jaarrekening bij de KvK deponeren?
- Nee. Een VvE hoeft de jaarrekening niet bij de Kamer van Koophandel in te leveren. De jaarrekening is alleen voor de eigenaren.
- Maakt VvE Gedoe de jaarrekening voor je?
- Nee, en dat is een bewuste keuze. Elke VvE wil de jaarrekening net iets anders, met eigen posten en een eigen toelichting. VvE Gedoe doet wel het voorwerk, en dat kost de meeste tijd: elke transactie koppelen en per eigenaar uitrekenen wat er verwacht en betaald is. Die tabellen plak je in de gratis Excel-bestanden, en dan is de jaarrekening in vijf minuten klaar.
- Hoe lang moet je de jaarrekening bewaren?
- Zeven jaar. Dat geldt voor de hele financiële administratie van de VvE. Bewaar de jaarrekening samen met de bankafschriften, de facturen en het verslag van de kascommissie. Welke documenten moet een VvE bewaren?.
Volgend jaar het voorwerk in een kwartier klaar?
Lees je bankafschrift in en zie meteen wie er heeft betaald. 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens.