Hoe lang moet een VvE documenten bewaren?

Voor de financiële administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Documenten die de basis van de VvE vormen, zoals de splitsingsakte, het reglement en de notulen, bewaar je zolang de VvE bestaat. Zij blijven namelijk het hele leven van het gebouw relevant.

Wie is verantwoordelijk voor het bewaren van de VvE-documenten?

Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor de administratie en dus ook voor het bewaren van de documenten. In een kleine VvE is dat meestal de secretaris of de penningmeester, maar het is verstandig als alle bestuursleden toegang hebben tot het archief.

← Terug naar het blog

Welke documenten moet een VvE bewaren?

Q: Welke documenten moet een VvE bewaren?

Een VvE bewaart in elk geval de splitsingsakte en het splitsingsreglement, een eventueel huishoudelijk reglement, de notulen en besluitenlijsten van de vergaderingen, de jaarstukken en begrotingen, het meerjarenonderhoudsplan en de verzekeringspolissen. Ook contracten met leveranciers en belangrijke correspondentie horen in het archief.

1 augustus 2026 6 min lezen

Een VvE verzamelt in de loop der jaren een flinke stapel papieren: de splitsingsakte, reglementen, notulen, jaarstukken en polissen. Weten waar die documenten staan, is net zo belangrijk als ze hebben. In dit artikel lees je welke documenten een VvE moet bewaren, hoe lang je ze bewaart en hoe je zorgt dat je ze altijd terugvindt.

Welke documenten horen bij een VvE?

Sommige documenten vormen de basis van de vereniging, andere komen er jaarlijks bij. Dit zijn de stukken die in geen enkel VvE-archief mogen ontbreken:

De splitsingsakte en het splitsingsreglement. Hierin staat hoe het gebouw is opgedeeld, wat de breukdelen zijn en welke rechten en plichten de eigenaren hebben. Dit is het belangrijkste document van de VvE.
Het huishoudelijk reglement. Aanvullende afspraken over het dagelijks gebruik, zoals geluid, huisdieren en het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes.
De notulen en besluitenlijsten. Het verslag van elke algemene ledenvergadering, met de besluiten die zijn genomen. Hiermee kun je jaren later nog aantonen wat er is afgesproken.
De jaarstukken en begrotingen. De jaarrekening, de begroting en de stukken van de kascontrole vormen samen de financiële geschiedenis van de VvE.
Het meerjarenonderhoudsplan. Het overzicht van het geplande groot onderhoud en de bijbehorende kosten, de basis voor het reservefonds.
De verzekeringspolissen en contracten. De opstalverzekering en de contracten met leveranciers, zoals de schoonmaker of het liftonderhoud.

Hoe lang moet je VvE-documenten bewaren?

Niet elk document heeft dezelfde bewaartermijn. Voor de financiële administratie geldt een termijn van zeven jaar; denk aan de jaarrekeningen, facturen en bankafschriften. De documenten die de basis van de VvE vormen, bewaar je juist zolang de vereniging bestaat.

De splitsingsakte, het reglement en de notulen blijven het hele leven van het gebouw relevant. Ze bepalen wat er mag, wat er is afgesproken en hoe de kosten worden verdeeld. Gooi die dus nooit weg, ook niet als ze oud zijn.

Waar bewaar je VvE-documenten het beste?

Bij veel kleine VvE's zitten de documenten verspreid: een deel in de mailbox van de penningmeester, een deel in een map bij de voorzitter thuis en de rest ergens op een oude computer. Dat gaat mis zodra iemand het bestuur verlaat of zijn telefoon kwijtraakt. Dan is de splitsingsakte ineens onvindbaar op het moment dat je hem nodig hebt.

Beter is één centrale, digitale plek waar alle bestuursleden bij kunnen. Zo raakt er niets kwijt bij een bestuurswissel, hoef je niet te zoeken en kan iedereen die het nodig heeft de stukken direct openen.

Alle VvE-documenten op één plek

In VvE Gedoe bewaar je alle VvE-documenten in mappen: de splitsingsakte, het reglement, de notulen en de polissen. Je uploadt ze één keer, en daarna vindt elk bestuurslid ze altijd terug — ook het bestuur dat er over vijf jaar zit.

Zo houd je je documentenarchief overzichtelijk

Een archief is pas handig als je er snel de weg in vindt. Werk daarom met een vaste indeling in mappen, bijvoorbeeld een map voor de oprichtingsstukken, een map per boekjaar voor de financiën en een map voor de verzekeringen en contracten. Geef bestanden een duidelijke naam met een datum, zodat je in één oogopslag ziet wat je voor je hebt.

Als de administratie eenmaal op orde is, kun je de documenten ook mooi koppelen aan de rest van je VvE-beheer. Lees bijvoorbeeld hoe je je VvE-administratie zelf doet.

Veelgestelde vragen over VvE-documenten

Welke documenten moet een VvE bewaren?: In elk geval de splitsingsakte en het reglement, een huishoudelijk reglement, de notulen en besluitenlijsten, de jaarstukken en begrotingen, het onderhoudsplan en de polissen en contracten.
Hoe lang moet een VvE documenten bewaren?: De financiële administratie zeven jaar. Basisdocumenten zoals de splitsingsakte, het reglement en de notulen bewaar je zolang de VvE bestaat.
Waar bewaar je VvE-documenten het beste?: Op één centrale, digitale plek waar alle bestuursleden bij kunnen, zodat er niets kwijtraakt bij een bestuurswissel. Zo bewaar je je VvE-documenten.
Wie is verantwoordelijk voor het bewaren van de documenten?: Het bestuur, meestal de secretaris of penningmeester. Het is verstandig als alle bestuursleden toegang hebben tot het archief.