Hoe begin je met je VvE-administratie zelf doen?
Je VvE-administratie zelf doen klinkt als een klus, maar als je het één keer goed opzet, houdt het zichzelf bijna bij. Dit is een praktisch startplan om de administratie van je kleine VvE zelf op orde te krijgen.
Wat hoort er bij de VvE-administratie?
Voordat je begint, is het handig om te weten wat je precies bijhoudt. De VvE-administratie bestaat uit een paar onderdelen die samen het volledige beeld van de vereniging vormen:
- Ledenadministratie: welke woningen er zijn en wie de eigenaren zijn.
- Financiële administratie: de bijdragen, de uitgaven en het reservefonds.
- Servicekosten: de verdeling van de kosten over de appartementen.
- Documenten: de splitsingsakte, het reglement, polissen en notulen.
Stap 1: leg de woningen en eigenaren vast
Begin bij de basis: welke appartementen horen bij de VvE en wie zijn de eigenaren? In VvE Gedoe haal je de woningen automatisch op via de postcode, zodat je ze niet met de hand hoeft in te typen. Koppel daarna de eigenaren en houd de historie bij — wie er nu woont, wie er woonde en wie er komt. Zo klopt de ledenadministratie altijd.
Stap 2: stel de servicekosten in
Leg vast hoe de kosten over de appartementen verdeeld worden. Met verdeelsleutels groepeer je woningen met een maandbedrag, en verhogingen stel je in met een ingangsdatum. Weet je nog niet wat de bijdrage moet zijn? Lees dan eerst hoe je de VvE-bijdrage berekent.
Stap 3: verzamel de documenten
Zet de belangrijke stukken op één vaste plek: de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement, de verzekeringspolissen en de notulen van eerdere vergaderingen. Bewaar ze in mappen, zodat iedereen in het bestuur ze terugvindt — ook als er ooit iemand nieuw instapt.
Stap 4: houd de financiën het hele jaar bij
Nu de basis staat, houdt de administratie zichzelf bijna bij. Importeer je banktransacties en koppel ze aan eigenaren en categorieën, zodat je het hele jaar door ziet wie de bijdrage heeft betaald. Aan het einde van het jaar rolt de kascontrole er zo uit, omdat alles al gekoppeld is.
In een paar minuten opgezet
Met VvE Gedoe zet je deze hele basis in een paar minuten klaar. Probeer het dertig dagen gratis en kijk of het bij je VvE past.
Veelgestelde vragen
- Hoe begin je met je VvE-administratie zelf doen?
- Breng eerst de basis op orde: leg de woningen en eigenaren vast, stel de servicekosten in en verzamel de documenten. Daarna houd je de bijdragen en uitgaven het hele jaar bij via je banktransacties.
- Wat hoort er allemaal bij de VvE-administratie?
- De ledenadministratie, de financiële administratie, de servicekosten met verdeelsleutels, de documenten van de VvE en de verslaglegging van vergaderingen.
- Is een VvE verplicht een administratie bij te houden?
- Ja. Een VvE moet een deugdelijke administratie voeren, jaarlijks een jaarrekening en begroting opstellen en die na een kascontrole laten goedkeuren. Ook een reservefonds is voor de meeste VvE's verplicht.