Hoe organiseer je de kascontrole in je VvE?
Elke VvE controleert één keer per jaar de kas. Klinkt formeel, maar met een beetje voorbereiding is het zo gepiept. Dit is hoe je de kascontrole organiseert — inclusief de vijf stappen van bankbestand naar rapport — zonder dat het een avondvullend gedoe wordt.
Wat is de kascontrole en waarom doe je die?
Bij de kascontrole kijkt de kascommissie of de penningmeester het geld van de VvE goed heeft beheerd. Klopt het banksaldo aan het einde van het jaar? Hebben alle eigenaren hun bijdrage betaald? Zijn de uitgaven terecht gedaan en zit er een factuur bij? Het is een controle namens alle eigenaren, zodat iedereen erop kan vertrouwen dat er netjes met de gezamenlijke pot is omgegaan.
De kascontrole hoort bij de jaarlijkse cyclus van je VvE: het boekjaar wordt afgesloten, de penningmeester maakt een overzicht, de kascommissie controleert dat en op de algemene ledenvergadering wordt de jaarrekening goedgekeurd.
Wie doet de kascontrole?
De kascontrole wordt gedaan door de kascommissie. Dat zijn meestal twee eigenaren die zelf niet in het bestuur zitten — juist omdat ze onafhankelijk moeten kunnen kijken. De kascommissie wordt op de ALV gekozen en het is gebruikelijk dat de leden er niet jaar na jaar in blijven zitten, zodat er af en toe een frisse blik bij komt.
Heb je een kleine VvE van een paar appartementen? Dan is de kascommissie soms gewoon één of twee buren die even meekijken. Dat mag prima, als ze maar niet zelf de penningmeester zijn die ze controleren.
Wat heb je nodig voor de kascontrole?
Zorg dat je deze stukken bij elkaar hebt voordat de kascommissie langskomt. Met dit rijtje kun je alles naast elkaar leggen en klopt het plaatje in één keer:
- De bankafschriften van het hele boekjaar, zodat elke af- en bijschrijving te zien is.
- Een overzicht per eigenaar van wat er aan bijdrage betaald had moeten worden en wat er daadwerkelijk binnenkwam.
- De facturen en bonnen van de grotere uitgaven, zoals de verzekering, het onderhoud of de schoonmaak.
- Het beginsaldo: het bedrag dat op 1 januari op de rekening stond.
Scheelt een avond zoeken
Wie de transacties het hele jaar al aan eigenaren en categorieën koppelt, heeft deze stukken automatisch op orde. Bekijk hoe je tijdens het jaar bijhoudt wie de bijdrage betaalt.
De kascontrole in vijf stappen
Je hoeft er geen boekhouder voor te zijn. Met de juiste stukken werk je van ruwe banktransacties naar een net overzicht dat de kascommissie zo kan nakijken. Deze vijf stappen zijn de kern van elke kascontrole:
Importeer je banktransacties
Download bij je bank een bestand met alle transacties van het boekjaar en laad dat in één keer in. Voor ING, Rabobank en Knab gebruik je gewoon het CSV-bestand dat je daar downloadt. Bij een andere bank kies je een CAMT.053- of MT-940-bestand; die twee standaardformaten biedt elke Nederlandse bank aan. Zo staat je hele jaar er in één keer in, zonder iets over te typen.
Koppel de bijdragen aan eigenaren
Filter op de naam van een eigenaar — typ bijvoorbeeld "Rita" — en de lijst toont meteen alleen háár transacties. Vink ze allemaal aan en koppel ze in één keer aan Rita. Dat herhaal je per eigenaar tot er niets meer openstaat. Zo weet je precies wie er wél en wie er níét volledig heeft betaald.
Koppel de uitgaven aan categorieën
De afschrijvingen pak je precies zo aan. Filter op de naam of het IBAN van bijvoorbeeld de verzekeraar, selecteer alle afschrijvingen en koppel ze aan de categorie "Verzekering". Maak categorieën die bij jouw VvE passen, zoals "Onderhoud", "Schoonmaak" of "Bankkosten". Zo zie je in één oogopslag waar het geld naartoe ging.
Controleer of het saldo klopt
Neem het beginsaldo aan het begin van het jaar, tel alles wat binnenkwam erbij op en trek alle uitgaven eraf. Die uitkomst moet gelijk zijn aan wat er op de laatste dag van het jaar echt op de rekening stond. Klopt dat, dan is de kas rond. Per eigenaar zie je bovendien het saldo: groen betekent bij, rood betekent dat er nog een bijdrage openstaat.
Maak het rapport voor de kascommissie
Maak met één klik een overzicht per boekjaar en download het als PDF. De kascommissie ziet precies wie wat betaalde en waar het geld naartoe ging. Sluit daarna de periode af, zodat er niets meer verandert nadat de controle is gedaan. Vastgelegd is vastgelegd.
Wil je dit zonder gedoe doen? Bekijk hoe de kascontrole in VvE Gedoe werkt.
Hoe leg je het resultaat vast?
De uitkomst van de kascontrole hoort in de notulen van de ALV. De kascommissie brengt verslag uit, adviseert de vergadering om de jaarrekening goed te keuren en de vergadering verleent daarna décharge aan het bestuur. Dat betekent dat het bestuur formeel niet meer aansprakelijk is voor het financiële beheer van dat jaar.
Bewaar het kascontroleverslag, de jaarrekening en het bankoverzicht bij elkaar in je VvE-documenten. Dan kan iedereen het volgend jaar terugvinden en heeft de nieuwe kascommissie meteen een voorbeeld.
Veelgestelde vragen over de kascontrole
- Wie doet de kascontrole in een VvE?
- De kascommissie: meestal twee eigenaren die niet in het bestuur zitten. Zij controleren namens de vergadering of de penningmeester het geld goed heeft beheerd en worden op de ALV gekozen.
- Wat heb je nodig voor de kascontrole?
- De bankafschriften van het hele boekjaar, een overzicht van de betaalde bijdragen per eigenaar, de facturen van de grotere uitgaven en het beginsaldo aan het begin van het jaar.
- Heb ik verstand van boekhouden nodig?
- Nee. Je laadt je banktransacties, filtert op de naam van een eigenaar, selecteert al hun transacties en koppelt ze in één keer. Dat herhaal je tot de lijst leeg is. Geen grootboekrekeningen, geen ingewikkelde regels.
- Hoe vaak moet een VvE een kascontrole doen?
- Eén keer per jaar, voordat de jaarrekening op de ALV wordt goedgekeurd. Daarna verleent de vergadering décharge aan het bestuur.