In de kascommissie van je VvE? Zo controleer je elke transactie

Wat doet de kascommissie van een VvE?

De kascommissie bestaat meestal uit twee eigenaren die niet in het bestuur zitten. Jullie kijken of de cijfers van het bestuur kloppen. Daarna vertellen jullie op de ALV wat je hebt gecontroleerd. Is alles in orde? Dan adviseren jullie de vergadering om het bestuur décharge te verlenen.

Je hoeft geen boekhouder te zijn. Je moet vooral kunnen nagaan of elke euro op de juiste plek staat. Daarvoor heb je de juiste stukken nodig.

Welke stukken vraag je op bij het bestuur?

• De bankafschriften van het hele boekjaar, met het beginsaldo op 1 januari en het eindsaldo op 31 december.
• Het financieel overzicht. Per eigenaar wat er betaald en verwacht is, en de uitgaven per categorie.
• De transactiespecificatie. Elke transactie, bij de eigenaar of de categorie waar hij bij hoort.
• De facturen van de uitgaven, in elk geval van de grote, zoals de verzekering en het onderhoud.

Met alleen het financieel overzicht zie je de totalen, maar niet waar ze vandaan komen. Daarom is er nu de transactiespecificatie.

Kort: hoe werkt de boekhouding in VvE Gedoe?

De penningmeester downloadt bij de bank een bestand met alle betalingen van het jaar en zet dat in VvE Gedoe. Elke betaling wordt dan gekoppeld:

• Aan een eigenaar, als het een VvE-bijdrage is. Dat gaat meestal vanzelf, aan de hand van het IBAN van de eigenaar.
• Aan een categorie, als het een uitgave is, zoals Verzekeringen, Schoonmaak of Onderhoud.
• Of hij wordt genegeerd, bijvoorbeeld een betaling die meteen is teruggeboekt.

Bij het koppelen kan de penningmeester een notitie toevoegen, zoals "factuur 2026-014" of "betaalt voor twee kwartalen". Aan het eind van het jaar sluit de penningmeester het boekjaar af. Dan kan er niets meer veranderen. Hoe het koppelen werkt, lees je in VvE-bijdragen automatisch koppelen met IBAN.

Twee overzichten: wat staat waar?

Open in VvE Gedoe het boekjaar en klik op Overzichten. Daar kies je een van deze twee. Elk overzicht download je als PDF.

De twee overzichten passen op elkaar. Het subtotaal van Rita in de transactiespecificatie is precies het bedrag bij Betaald in het financieel overzicht. Het subtotaal van Verzekeringen is precies het bedrag bij Verzekeringen.

Wil je ze zelf bekijken? Download beide overzichten van een voorbeeld-VvE met twee appartementen.

Zo ziet de transactiespecificatie eruit

Bovenaan staat een samenvatting. Daaronder staan alle transacties in één tabel per onderdeel, met per eigenaar en per categorie een subtotaal. Hieronder zie je een deel van een voorbeeld.

In het voorbeeld zie je meteen wat je als kascommissie wilt weten. Rita heeft in juli betaald vanaf de rekening van haar partner. De penningmeester heeft dat in de notitie gezet, dus je hoeft er niet naar te vragen. En bij Verzekeringen staat bij elke betaling het nummer van de factuur. Die leg je er zo naast.

Checklist: zo controleer je de cijfers in vijf stappen

1. Controleer het totaal. Neem het eindsaldo van de bank op 31 december en trek het beginsaldo van 1 januari ervan af. In het voorbeeld is dat € 23.777,75 min € 18.230,10. Dat is € 5.547,65. Dat moet gelijk zijn aan Totaal mutatie bankrekening. Is het gelijk? Dan staan alle transacties van de bank erin, en is er niets bij verzonnen.
2. Controleer de bijdragen. Loop per eigenaar de betalingen langs. Past de naam of het IBAN bij de eigenaar? Staat er een betaling van iemand anders tussen? Kijk ook in het financieel overzicht wie er nog in het rood staat, en vraag het bestuur waarom.
3. Controleer de uitgaven. Leg de facturen naast de categorieën. Bij de grote bedragen, zoals de verzekering en het onderhoud, kijk je elke factuur na. Bij de kleine uitgaven is een steekproef genoeg.
4. Kijk of er iets met de hand is ingevoerd. Dat komt weinig voor, bijvoorbeeld bij een contante betaling. Zo'n transactie heeft het label Handmatig en staat niet op het bankafschrift. Vraag waarom hij is ingevoerd en waar het bewijs is.
5. Kijk naar Genegeerd en Nog niet gekoppeld. Genegeerde transacties tellen niet mee. Vraag bij elke genegeerde transactie waarom. Staat er nog iets bij Nog niet gekoppeld? Dan is de administratie nog niet af.

Klopt alles? Schrijf dan een kort verslag: wat jullie hebben gecontroleerd, wat opviel en wat jullie de ALV adviseren. Daarna sluit de penningmeester het boekjaar af. Meer over de hele kascontrole lees je in hoe je de kascontrole in je VvE organiseert.

Een eigenaar zegt: "Ik heb wél betaald"

Rita staat in het financieel overzicht op € -405. Ze zegt dat ze alles heeft betaald. Wie heeft er gelijk?

1. Zoek Rita op in de transactiespecificatie. Je ziet elke betaling die aan haar is gekoppeld, met de datum en het bedrag.
2. Vraag Rita om haar eigen bankafschrift, of de datum van de betaling die ze mist.
3. Staat die betaling niet bij Rita? Kijk dan bij Nog niet gekoppeld en bij de andere eigenaren. Misschien betaalde ze vanaf een andere rekening en staat de betaling bij iemand met dezelfde achternaam.

Zo weet je binnen een paar minuten of Rita echt een achterstand heeft, of dat er een betaling verkeerd is gekoppeld. Moet er iets worden aangepast? Dat doet de penningmeester. Wat je doet als een eigenaar echt niet betaalt, lees je in wat je doet als een eigenaar de VvE-bijdrage niet betaalt.

Penningmeester? Zo download je beide overzichten

1. Ga naar Boekhouding en open het boekjaar.
2. Klik op Overzichten en kies Financieel overzicht of Transactiespecificatie.
3. Klik op Download als PDF.

Geef beide PDF's samen met de bankafschriften en de facturen aan de kascommissie. De kascommissie heeft geen account nodig. Nog niet zo ver? In VvE-bijdragen controleren lees je hoe je het boekjaar in tien minuten klaarzet.

Veelgestelde vragen over de kascommissie

Wat controleert de kascommissie van een VvE?

De kascommissie kijkt of de cijfers van het bestuur kloppen. Klopt het verschil tussen het begin- en eindsaldo op de bank met alle transacties? Zijn de bijdragen van de eigenaren aan de juiste eigenaar gekoppeld? En is er bij de grote uitgaven een factuur? Daarna brengt de kascommissie verslag uit op de ALV. Zo organiseer je de kascontrole.

Welke stukken heeft de kascommissie nodig?

De bankafschriften van het hele boekjaar, met het beginsaldo en het eindsaldo. Het financieel overzicht met de saldo's per eigenaar en de uitgaven per categorie. De transactiespecificatie met elke transactie. En de facturen van de uitgaven, in elk geval van de grote.

Hoe controleer ik of het banksaldo klopt?

Neem het eindsaldo van 31 december en trek het beginsaldo van 1 januari ervan af. Dat bedrag moet gelijk zijn aan de regel "Totaal mutatie bankrekening" in de transactiespecificatie. Is het gelijk? Dan staan alle transacties van de bank erin, en is er niets bij verzonnen. Met de hand ingevoerde transacties, zoals een contante betaling, tellen in die regel niet mee.

Wat is het verschil tussen het financieel overzicht en de transactiespecificatie?

Het financieel overzicht is de samenvatting: per eigenaar wat er betaald en verwacht is, en de uitgaven per categorie. De transactiespecificatie laat zien welke transacties achter die bedragen zitten. Elk subtotaal in de transactiespecificatie is gelijk aan een regel in het financieel overzicht.

Een transactie is aan de verkeerde eigenaar gekoppeld. Wat nu?

Meld het aan de penningmeester. Die koppelt de transactie aan de juiste eigenaar. Is het boekjaar al afgesloten? Dan heropent de penningmeester het eerst. Daarna download je beide overzichten opnieuw.

Heeft de kascommissie een account nodig?

Nee. Alleen het bestuur ziet de boekhouding in VvE Gedoe. De penningmeester downloadt beide overzichten als PDF en geeft ze samen met de bankafschriften en de facturen aan de kascommissie.

Kost de transactiespecificatie extra?

Nee. Hij zit in elk abonnement, net als het financieel overzicht. De eerste 30 dagen zijn gratis en je hoeft geen betaalgegevens in te vullen. Bekijk de prijzen.