VvE-bijdragen automatisch koppelen met het IBAN van de eigenaar
Elk kwartaal hetzelfde klusje: het bankafschrift erbij en per betaling uitzoeken van welke eigenaar hij is. Dat hoeft niet meer. Vul bij je eigenaren hun IBAN in, importeer je bankafschrift en de VvE-bijdragen staan meteen bij de juiste eigenaar. Alleen nieuwe eigenaren en kosten koppel je nog zelf.
Hoe werkt het in de praktijk?
In deze video van nog geen drie minuten zie je het met een voorbeeld-VvE. Een eigenaar heeft zijn appartement verkocht, we voegen de nieuwe eigenaar toe en importeren de transacties van het eerste kwartaal. Van de veertien transacties worden er tien meteen gekoppeld. De rest doen we in een paar klikken.
Waarom het IBAN?
Een eigenaar betaalt de VvE-bijdrage bijna altijd vanaf dezelfde rekening. Het IBAN van die rekening staat bij elke betaling op je bankafschrift. Dat maakt het de betrouwbaarste manier om een betaling aan een eigenaar te koppelen: een naam kan anders gespeld zijn, een omschrijving vergeet iemand weleens, maar het IBAN is altijd hetzelfde.
Je vult het IBAN één keer in bij de eigenaar. Vanaf dat moment zoekt VvE Gedoe bij elke import zelf uit welke betalingen van hem zijn.
Hoe stel je het in?
- Vul het IBAN in bij de eigenaar. Open de eigenaar, kies bewerken en vul het IBAN in. Met of zonder spaties, dat maakt niet uit.
- Download je bankafschrift. Kies een CAMT.053- of MT-940-bestand. Zie je die optie niet, bijvoorbeeld bij een particuliere rekening? Neem dan het CSV-bestand van ING, Rabobank of Knab.
- Importeer het bestand in het boekjaar. Na het importeren zie je hoeveel transacties er automatisch aan een eigenaar zijn gekoppeld.
- Werk de rest van de lijst af. Wat overblijft zijn de kosten en de betalingen van eigenaren van wie je het IBAN nog niet had.
En als je het IBAN nog niet weet?
Dat is heel normaal, zeker bij een nieuwe eigenaar na de verkoop van een appartement. Zijn eerste betalingen koppel je dan zelf. Typ zijn naam in het zoekveld, en de lijst filtert meteen mee. Vink zijn betalingen aan en koppel ze in één keer.
Bij elke transactie zie je het IBAN van de tegenrekening staan. Neem dat over bij de eigenaar en de volgende keer gaat het vanzelf. Hoe je de eigenaarswissel zelf regelt, lees je in wat er met de VvE-administratie gebeurt als een appartement wordt verkocht.
Wat als een eigenaar vanaf verschillende rekeningen betaalt?
Daar is het herkenningswoord voor. Zet bij de eigenaar een woord dat altijd in de omschrijving of de naam bij zijn betaling staat, bijvoorbeeld "appartement 21". Vindt VvE Gedoe geen bekend IBAN, dan kijkt het naar dat woord.
Past het woord bij meer dan één eigenaar, dan koppelt VvE Gedoe de betaling niet. Liever even zelf kijken dan een betaling bij de verkeerde eigenaar.
Wat blijft er over om zelf te doen?
Vooral de uitgaven: de verzekering, de schoonmaker, de bankkosten. Die koppel je aan een categorie. Ook dat gaat snel: filter op de naam, vink alles aan en koppel in één keer.
Daarna zie je per eigenaar wat er verwacht werd, wat er betaald is en wat er nog openstaat. Is een saldo rood, dan weet je meteen wie een herinnering nodig heeft. Lees ook wat je doet als een eigenaar de VvE-bijdrage niet betaalt.
Meer zien?
Op onze pagina met video's zie je ook hoe je een VvE opzet, hoe de boekhouding en kascontrole werken en hoe je een eigenaarswissel vastlegt.
Veelgestelde vragen over automatisch koppelen
- Hoe koppelt VvE Gedoe betalingen automatisch aan eigenaren?
- Je vult bij een eigenaar zijn IBAN in. Importeer je daarna je bankafschrift, dan zoekt VvE Gedoe bij elke nog niet gekoppelde transactie het IBAN van de tegenrekening op. Hoort dat IBAN bij een eigenaar, dan wordt de betaling meteen aan die eigenaar gekoppeld.
- Wat als ik het IBAN van een eigenaar niet weet?
- Dan koppel je zijn betalingen de eerste keer zelf: typ zijn naam in het zoekveld, vink de transacties aan en koppel ze in één keer. Bij de transactie zie je het IBAN van de tegenrekening staan. Neem dat over bij de eigenaar, dan gaat het de volgende keer vanzelf.
- Wat is een herkenningswoord?
- Een woord dat altijd in de omschrijving of de naam bij een betaling staat, zoals "appartement 21". Betaalt een eigenaar vanaf verschillende rekeningen, dan koppelt VvE Gedoe zijn betalingen aan de hand van dat woord. Past het woord bij meer dan één eigenaar, dan koppelt VvE Gedoe niets en beslis je zelf.
- Kan een automatische koppeling fout gaan?
- Een koppeling op IBAN is heel betrouwbaar, want een IBAN hoort bij één rekening. Klopt er toch iets niet, bijvoorbeeld omdat een eigenaar vanaf de rekening van een familielid betaalt, dan pas je de koppeling gewoon aan. Transacties in een afgesloten boekjaar blijven altijd ongemoeid.
- Welke bankbestanden kan ik importeren?
- Kies een CAMT.053- of MT-940-bestand. Die standaardformaten kun je bij elke bank downloaden en ze zijn het betrouwbaarst. Zie je die optie niet, bijvoorbeeld bij een particuliere rekening? Dan kun je bij ING, Rabobank en Knab ook het CSV-bestand gebruiken. Heb je een andere bank? Stuur ons dan een voorbeeld van het CSV-bestand via [email protected], dan voegen we je bank toe. Dubbele transacties worden bij het importeren overgeslagen. Zo werkt de boekhouding in VvE Gedoe.