VvE-zelfbeheer, zonder gedoe
Je VvE zelf beheren, zonder beheerkantoor? Bij een kleine VvE is dat prima te doen. Dit is wat zelfbeheer inhoudt, wie wat doet, wat er in een jaar op je afkomt en welk deel VvE Gedoe voor je overneemt.
Wat is VvE-zelfbeheer?
Bij zelfbeheer doet het bestuur van de VvE — gekozen uit de eigenaren — het beheer zelf, in plaats van een professioneel beheerkantoor. Dat mag gewoon: een VvE is niet verplicht een beheerder in te schakelen. De plichten van een VvE gelden wel, of je het nu zelf doet of uitbesteedt: een reservefonds voor groot onderhoud, een opstalverzekering, een inschrijving bij de KvK en een vergadering waarin de eigenaren samen beslissen.
Zelfbeheer past vooral bij kleine VvE's, waar het werk overzichtelijk is en een beheerder relatief duur. Je bespaart al snel honderden euro's per jaar en houdt zelf de regie. Wel moet er iemand zijn die het bijhoudt — en dat het bijhouden niet op één persoon en één Excel-bestand hangt.
Wie doet wat in het bestuur?
In een kleine VvE combineer je deze rollen vaak, soms doet één persoon alles. Wat precies geldt, staat in je splitsingsreglement.
Voorzitter
Zit de vergadering voor, houdt het overzicht en is vaak het aanspreekpunt voor eigenaren en leveranciers.
In VvE Gedoe: het mededelingenbord en de lijst met leveranciers en contactpersonen.
Secretaris
Verstuurt de uitnodiging voor de vergadering, maakt de notulen en bewaart de belangrijke stukken.
In VvE Gedoe: de ledenadministratie met eigenaarshistorie en de documenten in mappen.
Penningmeester
Beheert de VvE-rekening, houdt bij wie heeft betaald, betaalt de facturen en maakt het financieel overzicht voor de kascontrole.
In VvE Gedoe: de boekhouding met bankimport, het saldo per eigenaar en het rapport voor de kascontrole.
Een jaar zelfbeheer in vogelvlucht
Zo ziet een gewoon jaar eruit voor een kleine VvE. De data verschillen per VvE, maar het ritme is overal hetzelfde.
-
1
Begin van het jaar: kascontrole en boekjaar afsluiten
De kascommissie controleert de cijfers van het vorige jaar, daarna sluit de penningmeester het boekjaar af. Met alle transacties al gekoppeld is dat een avond werk. Zo organiseer je de kascontrole.
-
2
Voorjaar: de vergadering van eigenaars
De jaarstukken en de begroting gaan naar de eigenaren, en in de vergadering stel je de bijdrage vast en neem je besluiten over onderhoud. Gebruik de ALV-checklist.
-
3
Na de vergadering: bijdrage en notulen bijwerken
Gaat de bijdrage omhoog? Leg de verhoging met ingangsdatum vast in de verdeelsleutels en zet de notulen bij de documenten.
-
4
Door het jaar heen: bijdragen controleren
Importeer eens per maand of kwartaal de banktransacties en koppel ze. Zo zie je een achterstand meteen, en niet pas bij de kascontrole. Wat als iemand niet betaalt?
-
5
Wanneer het zich voordoet: klussen en verkopen
Een lekkage, de schilder, een appartement dat verkocht wordt. Met de leveranciers en de eigenaarshistorie op één plek regel je het zonder zoeken.
Wat VvE Gedoe wel en niet overneemt
Software maakt zelfbeheer een stuk lichter, maar doet niet alles. Eerlijk is eerlijk:
Neemt VvE Gedoe over
- Wie woont waar, nu en vroeger
- Wie wat moet betalen
- Wie heeft betaald, met saldo per eigenaar
- Het rapport voor de kascontrole
- Documenten, mededelingen en leveranciers
- Alles op één plek als het bestuur wisselt
Blijft bij het bestuur
- Facturen betalen via de bank
- De bijdrage innen of incasseren
- De vergadering houden en stemmen
- Een MJOP laten opstellen
- Onderhoud en offertes regelen
Heb je voor een van die taken hulp nodig, bijvoorbeeld een MJOP of een lastig juridisch geschil? Dan kun je dat los inkopen bij een specialist, en de rest gewoon zelf blijven doen. Twijfel je of zelfbeheer bij jullie past? Lees zelf beheren of een beheerder inschakelen.
Veelgestelde vragen over VvE-zelfbeheer
- Wat is VvE-zelfbeheer?
- Bij VvE-zelfbeheer doet het bestuur, gekozen uit de eigenaren, het beheer van de vereniging zelf in plaats van een professioneel beheerkantoor. Het bestuur houdt de administratie en de bijdragen bij, bereidt de vergadering voor en regelt onderhoud en verzekeringen.
- Mag een VvE zichzelf beheren?
- Ja. Een VvE is niet verplicht een professionele beheerder in te schakelen. De wettelijke plichten, zoals de jaarlijkse reservering voor groot onderhoud, gelden wel gewoon.
- Hoeveel tijd kost zelfbeheer van een kleine VvE?
- Bij een kleine VvE met de administratie op één plek gaat het vooral om een paar momenten per jaar: de bijdragen controleren, de kascontrole, de vergadering en af en toe een klus of een eigenaarswissel. Het meeste werk zit in het bijhouden, en dat neemt software grotendeels over.
- Welke software gebruik je voor VvE-zelfbeheer?
- Voor een kleine VvE is een eenvoudig pakket met ledenadministratie, servicekosten, boekhouding met bankimport, kascontrole, documenten en mededelingen genoeg. VvE Gedoe is daarvoor gemaakt, voor VvE's tot 25 appartementen, tegen een vaste prijs van 15 euro per maand per VvE. Vergelijk VvE-software.
Zelf beheren, zonder gedoe
Probeer VvE Gedoe 30 dagen gratis. Daarna € 15 per maand per VvE, maandelijks opzegbaar.