Kascontrole voorbereiden in een kleine VvE: in een kwartier klaar in plaats van twee avonden

Herken je dit?

Jullie zijn met vier, zes of acht appartementen. Er is geen beheerder, want dat is voor zo'n klein gebouw te duur. Iemand is penningmeester geworden omdat niemand anders wilde. Twee buren hebben zich laten overhalen om in de kascommissie te zitten en de cijfers van de penningmeester te controleren. Niemand heeft er echt zin in.

Voordat de kascommissie iets kan controleren, begint voor de penningmeester het ritueel. Het bankafschrift van het hele jaar downloaden, de regels overnemen in een spreadsheet, per betaling uitzoeken van wie hij is en per eigenaar optellen of het klopt met wat hij had moeten betalen. Kwam die € 85 van appartement 3 of van appartement 5? Waarom betaalde iemand in maart twee keer? Voor je het weet is de avond om.

Waar gaat de tijd eigenlijk in zitten?

Niet in de controle zelf. De kascommissie wil maar een paar dingen weten: klopt het saldo, heeft iedereen betaald en horen de uitgaven ergens bij. Dat is snel nagekeken, als de cijfers goed klaarstaan. De tijd gaat zitten in het voorwerk van de penningmeester: elke transactie aan een eigenaar koppelen en uitrekenen wat die eigenaar had moeten betalen.

Bij een kleine VvE met maandelijkse bijdragen zijn dat al snel zeventig of tachtig betalingen per jaar, en het overgrote deel is precies hetzelfde: dezelfde eigenaar, hetzelfde bedrag, vanaf dezelfde rekening. Dat is werk dat een computer beter kan dan jij.

Van twee avonden naar een kwartier

Een voorbeeld uit de praktijk. Onlangs hielpen we de penningmeester van een kleine VvE op weg. Elk jaar was die een of twee avonden bezig om alles klaar te zetten voor de kascontrole: afschriften, spreadsheet, optellen, en nog eens nakijken omdat het saldo net niet klopte.

Dit jaar hebben we samen een account aangemaakt en de VvE in VvE Gedoe gezet. Eerst de eigenaren, de verdeelsleutels en bij elke eigenaar het IBAN. Daarna het bankafschrift geïmporteerd. Zo'n negen op de tien transacties stonden meteen bij de juiste eigenaar. De rest waren vooral uitgaven, zoals de verzekering en de bankkosten, en die waren in een paar klikken gekoppeld. Na een kwartier lag het rapport voor de kascommissie klaar.

Drie dingen die je één keer goed zet

Het geheim zit in de voorbereiding. Die doe je één keer, en daarna heb je er elk jaar plezier van.

1. De eigenaren. Voeg de woningen en hun eigenaren toe. Heb je al een lijstje in Excel? Dan plak je de eigenaren in één keer.
2. De verdeelsleutels. Leg vast wie welk deel van de bijdrage betaalt, bijvoorbeeld een ander bedrag voor de grote en de kleine appartementen. Daardoor weet VvE Gedoe per eigenaar wat er verwacht werd, en hoef jij niets meer uit te rekenen.
3. Het IBAN van elke eigenaar. Dit is de stap die het verschil maakt. Aan het IBAN herkent VvE Gedoe van wie een betaling is. De IBAN's hoef je niet op te vragen: ze staan gewoon op het bankafschrift van de VvE, bij elke bijdrage die een eigenaar heeft betaald.

Had een eigenaar vorig jaar nog niet alles betaald, of juist te veel? Vul dat in als beginsaldo. Een negatief bedrag is een achterstand, een positief bedrag is vooruitbetaald. Zo neem je de stand van vorig jaar mee en klopt het saldo per eigenaar meteen.

In deze video zie je hoe je de woningen, eigenaren en verdeelsleutels in een paar minuten instelt:

3:08 Video afspelen: VvE opzetten: woningen, eigenaren en servicekosten in een paar minuten

Daarna: importeren en de rest afmaken

Download bij je bank het afschrift van het boekjaar, het liefst als CAMT.053- of MT-940-bestand. Zie je die optie niet? Bij ING, Rabobank en Knab kun je ook het CSV-bestand gebruiken. Importeer het bestand in het boekjaar en VvE Gedoe koppelt de bijdragen meteen aan de juiste eigenaren.

In deze video zie je hoe het automatisch koppelen met het IBAN werkt, met een voorbeeld-VvE:

2:36 Video afspelen: VvE-bijdragen automatisch koppelen met IBAN

Wat overblijft, pak je in een paar minuten aan:

• De uitgaven. Filter op de naam van bijvoorbeeld de verzekeraar, vink alle afschrijvingen aan en koppel ze in één keer aan de categorie "Verzekering".
• Grote uitgaven apart. Was er dit jaar een flinke klus, zoals nieuw schilderwerk of een dakreparatie? Maak er een eigen categorie voor, bijvoorbeeld "Schilderwerk kozijnen". Dan valt die uitgave niet weg tussen het gewone onderhoud en ziet de kascommissie precies wat het heeft gekost.
• Betalingen vanaf een andere rekening. Betaalde een eigenaar een keer vanaf de rekening van zijn partner? Dan koppel je die betaling zelf. Gebeurt dat vaker, geef de eigenaar dan een herkenningswoord, zoals "appartement 3". Hoe dat werkt, lees je in VvE-bijdragen automatisch koppelen met het IBAN van de eigenaar.

Klaar voor de kascommissie

Als alles gekoppeld is, zie je per eigenaar het beginsaldo, wat er verwacht werd en wat er betaald is. Een groen saldo betekent dat iemand bij is, een rood saldo dat er nog iets openstaat. De uitgaven staan per categorie bij elkaar. Download het rapport als PDF en geef het samen met de bankafschriften en de facturen aan de kascommissie.

Wat doet de kascommissie daarna?

Het rapport is het werk van de penningmeester. De kascommissie kijkt onafhankelijk of het klopt, en neemt de cijfers dus niet zomaar over. Dat geldt ook voor de betalingen die VvE Gedoe automatisch heeft gekoppeld: die koppeling is door de penningmeester klaargezet, dus de kascommissie kijkt ook die na. Een kascommissie van een kleine VvE doet meestal het volgende:

• Het eindsaldo. Klopt het saldo aan het eind van het jaar met wat er volgens het bankafschrift echt op de rekening staat?
• De bijdragen. Kloppen de betalingen per eigenaar met het afschrift? Kijk vooral naar de eigenaren met een rood saldo en naar betalingen vanaf een onbekende rekening.
• De uitgaven. Is er bij de grote uitgaven een factuur, en is de uitgave terecht gedaan? Een steekproef bij de kleinere uitgaven is meestal genoeg.
• Het verslag. Schrijf kort op wat je hebt gecontroleerd en wat je bent tegengekomen, en adviseer de ALV om de jaarrekening wel of niet goed te keuren.

Omdat de penningmeester het voorwerk al heeft gedaan, is de kascommissie hier meestal ook snel mee klaar. Na de controle sluit de penningmeester het boekjaar af, zodat er niets meer verandert aan de cijfers die zijn gecontroleerd. Hoe het verslag en de décharge op de ALV werken, lees je in hoe je de kascontrole in je VvE organiseert.

Volgend jaar gaat het nog sneller

De eigenaren, verdeelsleutels en IBAN's staan er dan al. Je importeert het nieuwe afschrift, koppelt de paar uitgaven en je bent klaar. Importeer je het afschrift elk kwartaal, dan zie je bovendien tussendoor al wie achterloopt met betalen, in plaats van dat pas bij de kascontrole te ontdekken.

Wordt er een appartement verkocht? Voeg de nieuwe eigenaar toe, koppel de eerste betaling zelf en neem het IBAN over dat je bij die transactie ziet staan. Vanaf dan gaat het weer vanzelf.

Veelgestelde vragen over de kascontrole van een kleine VvE

Hoe bereid je de kascontrole van een kleine VvE voor zonder Excel?

Als penningmeester leg je de eigenaren, de verdeelsleutels en het IBAN van elke eigenaar één keer vast in VvE Gedoe. Importeer daarna het bankafschrift van het boekjaar. De bijdragen worden aan de hand van het IBAN automatisch aan de juiste eigenaar gekoppeld, en per eigenaar zie je wat er verwacht werd en wat er betaald is. Je koppelt alleen de uitgaven nog zelf en downloadt het rapport. Dat geef je samen met de bankafschriften en facturen aan de kascommissie.

Wie doet wat bij de kascontrole?

De penningmeester houdt de administratie bij en zet de cijfers van het jaar klaar. De kascommissie, meestal twee eigenaren die niet in het bestuur zitten, controleert die cijfers met de bankafschriften en facturen en brengt verslag uit op de ALV. Daarna verleent de vergadering het bestuur décharge. Zo organiseer je de kascontrole.

Hoeveel transacties worden automatisch gekoppeld?

Dat hangt af van je VvE. Bij een kleine VvE bestaat het grootste deel van de transacties uit maandelijkse bijdragen van eigenaren, en die worden op IBAN gekoppeld. In ons voorbeeld ging het om zo'n negen op de tien transacties. Wat overblijft zijn vooral de uitgaven en betalingen vanaf een rekening die je nog niet kende.

Waarom moet ik de IBAN's invullen vóórdat ik importeer?

VvE Gedoe koppelt de betalingen op het moment dat je het bankafschrift importeert. Staan de IBAN's dan al bij de eigenaren, dan worden de bijdragen meteen gekoppeld. Vul je een IBAN pas later in, dan koppel je de betalingen die al geïmporteerd waren zelf, of gaat het bij de volgende import vanzelf.

Waar vind ik de IBAN's van de eigenaren?

Op het bankafschrift van de VvE. Bij elke betaling staat de naam en het IBAN van de rekening waarvan de bijdrage kwam. Dat afschrift heb je voor de kascontrole toch al nodig, dus je neemt de IBAN's er zo uit over.

Waarom zijn de verdeelsleutels belangrijk voor de kascontrole?

Met de verdeelsleutels weet VvE Gedoe hoeveel elke eigenaar had moeten betalen. Daardoor zie je per eigenaar meteen of hij bij is of dat er nog een bijdrage openstaat, zonder zelf te rekenen. Zo bereken je de VvE-bijdrage.

Maakt VvE Gedoe ook de jaarrekening?

Nee, dat is een bewuste keuze om het eenvoudig te houden. De jaarrekening is wel verplicht: het bestuur legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een winst- en verliesrekening en een balans voor aan de ALV. Je krijgt in VvE Gedoe een rapport met het saldo per eigenaar en de uitgaven per categorie. Die tabellen kopieer je in twee gratis voorbeeldbestanden in Excel, die de winst- en verliesrekening en de balans voor je uitrekenen.