Leveranciers en contracten van je VvE op één plek bijhouden
Een VvE werkt samen met een handvol vaste partijen: de schoonmaker, de aannemer, de verzekeraar en misschien een liftonderhoudsbedrijf. Op het moment dat er een storing is, wil je meteen weten wie je moet bellen. In dit artikel lees je waarom een centraal overzicht van je leveranciers en contracten zoveel rust geeft, en wat je per leverancier het beste vastlegt.
Welke leveranciers heeft een VvE?
Ook een kleine VvE heeft al snel een paar vaste partijen om zich heen. Welke dat precies zijn, hangt af van het gebouw, maar meestal kom je deze tegen:
- De schoonmaker voor het trappenhuis en de gemeenschappelijke ruimtes.
- De aannemer of het klusbedrijf voor onderhoud en reparaties.
- De verzekeraar voor de opstalverzekering van het gebouw.
- Het liftonderhoudsbedrijf als het gebouw een lift heeft, vaak met een storingsdienst.
- De tuinman of hovenier voor het groen rond het gebouw.
Bij elk van deze partijen hoort een contactpersoon, een contract en een reeks afspraken. Als die informatie verspreid ligt, wordt het lastig zodra er iets misgaat.
Waarom is een centraal overzicht zo handig?
Stel: de lift staat op een zaterdagochtend stil. Wie bel je dan? Als het nummer van de storingsdienst ergens in een oude mail van de vorige penningmeester staat, ben je kostbare tijd kwijt. Met een centraal overzicht pak je meteen de juiste contactgegevens erbij en is het probleem sneller opgelost.
Een centraal overzicht heeft nog een tweede voordeel: de kennis blijft bewaard. Als een bestuurslid stopt, verdwijnen de contacten niet met hem mee. Dat maakt ook een bestuurswissel een stuk eenvoudiger.
Wat leg je per leverancier vast?
Je hoeft het niet ingewikkeld te maken. Een paar velden per leverancier is genoeg om altijd snel te kunnen schakelen:
- De naam van het bedrijf en wat voor werk het doet.
- De contactpersoon met telefoonnummer en e-mailadres.
- De belangrijkste afspraken uit het contract, zoals de looptijd en de opzegtermijn.
- Losse notities, bijvoorbeeld hoe vaak de schoonmaker komt of wanneer de lift voor het laatst is gekeurd.
Leveranciers en relaties bij de hand
In VvE Gedoe houd je je relaties en leveranciers bij met contactpersoon en notities: de aannemer, de schoonmaak, de lift, de verzekering en de storingsdienst. De bijbehorende contracten bewaar je bij de documenten. Bekijk alle functies.
Veelgestelde vragen over VvE-leveranciers
- Welke leveranciers heeft een VvE meestal?
- De meeste VvE's werken met een schoonmaker, een aannemer of klusbedrijf voor onderhoud, een verzekeraar voor de opstalverzekering en soms een liftonderhoudsbedrijf, een tuinman of een storingsdienst. Bij een groter gebouw kunnen daar nog installatie- en energiepartijen bij komen.
- Wat leg je per leverancier vast?
- Leg per leverancier de naam van het bedrijf vast, een contactpersoon met telefoonnummer en e-mailadres, wat voor werk de leverancier doet, de belangrijkste afspraken uit het contract en losse notities. Zo heeft iedereen in het bestuur dezelfde informatie bij de hand.
- Waarom is een centraal leveranciersoverzicht handig?
- Bij een storing wil je meteen de juiste partij bellen, zonder eerst te zoeken in oude mails. Een centraal overzicht zorgt er ook voor dat de kennis over leveranciers en contracten niet verloren gaat als een bestuurslid stopt.
- Waar bewaar je de contracten van je VvE?
- Het beste bewaar je de contracten digitaal op één plek waar alle bestuursleden bij kunnen, samen met de andere VvE-documenten. Zo koppel je een leverancier aan het bijbehorende contract en vind je alles in één keer terug. Zo bewaar je je VvE-documenten.