Schades, klachten en onderhoud van je VvE bijhouden met meldingen
Een lekkende dakgoot, een kapotte lamp in het trappenhuis of een klacht over de schoonmaak. In elke VvE gebeurt wel iets dat aandacht nodig heeft. Meestal komt het binnen via een appje, een briefje of een praatje bij de voordeur, en daarna is het de vraag of iemand het ook echt oppakt. Vanaf nu leg je dat in VvE Gedoe vast als melding, met foto's, een status en reacties.
Waarom schades en klachten zo makkelijk blijven liggen
Een eigenaar ziet een vochtplek op het plafond en stuurt een appje naar de voorzitter. Die belt de dakdekker en spreekt af dat hij volgende week langskomt. Twee weken later vraagt een andere eigenaar in de WhatsApp-groep of iemand al iets aan die lekkage heeft gedaan. Niemand weet het precies.
Het probleem is zelden onwil. De informatie staat alleen verspreid over appjes, mailtjes en het geheugen van één bestuurslid. En als dat bestuurslid op vakantie is of stopt, begint het zoeken opnieuw.
Daarom hebben we meldingen toegevoegd aan VvE Gedoe: één plek waar alles wat in of rond het gebouw aandacht nodig heeft wordt vastgelegd en gevolgd.
Wat leg je vast in een melding?
Een melding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je begint met een titel en een korte omschrijving, en vult de rest aan als het van toepassing is:
- Een titel en omschrijving, bijvoorbeeld "Lekkage dakgoot achterzijde".
- De woning waar het om gaat, als het niet om het hele gebouw gaat.
- De eigenaar die het heeft gemeld, zodat je weet wie je op de hoogte houdt.
- De relatie die het oppakt, zoals de aannemer, de dakdekker of de liftmonteur.
- Foto's, tot tien per melding. Een foto van de schade zegt vaak meer dan een lange omschrijving.
- Interne notities voor afspraken en offertes die alleen voor het bestuur bedoeld zijn.
Elke melding krijgt automatisch een nummer binnen je VvE. Zo praat je in de vergadering gewoon over melding #12 en weet iedereen meteen welke het is.
Van open naar afgerond
Een melding heeft altijd een status. Zo zie je in één oogopslag wat er nog moet gebeuren:
- Open. De melding is binnen, maar er is nog niets mee gedaan.
- In behandeling. Er is actie ondernomen, bijvoorbeeld een offerte aangevraagd of een afspraak gemaakt.
- Afgerond. Het probleem is opgelost.
- Afgewezen. De melding wordt niet opgepakt, bijvoorbeeld omdat het geen zaak van de VvE is maar van de eigenaar zelf.
Het overzicht toont standaard de openstaande meldingen. Afgehandelde meldingen staan op een apart tabblad, zodat de lijst overzichtelijk blijft zonder dat je de geschiedenis kwijtraakt. Je zoekt op nummer, titel of omschrijving en filtert op woning of relatie.
Overleg bij de melding zelf
Bij elke melding kun je reageren. Het bestuur en de beheerders overleggen daar met elkaar, bijvoorbeeld: "De dakdekker komt dinsdagochtend langs" of "De offerte is binnen, zullen we akkoord geven?".
Het voordeel is dat het gesprek bij de melding blijft staan. Wie later instapt, leest in één keer terug wat er is afgesproken, zonder door een lange chat te hoeven scrollen.
Wijzigingen worden ook vastgelegd in het logboek van je VvE. Daar zie je wie een melding heeft aangemaakt, wanneer de status is veranderd en wie een foto heeft verwijderd.
Alles over een woning of leverancier op één plek
Omdat je een melding koppelt aan een woning en een relatie, zie je die meldingen ook terug op de pagina van die woning of relatie. Handig als je wilt weten of er bij nummer 14 al eerder een lekkage was, of welke klussen de aannemer al voor de VvE heeft opgepakt.
Dat helpt ook bij een bestuurswissel: het nieuwe bestuur ziet direct welke zaken nog openstaan en wat er in het verleden is gebeurd.
Meldingen in VvE Gedoe
Leg schades, klachten en onderhoud vast met foto's, een status en reacties, gekoppeld aan de woning, de eigenaar en de leverancier. De functie staat voor iedere VvE aan en zet je in de instellingen uit als je hem niet gebruikt. Bekijk alle functies.
En de eigenaren?
Op dit moment zijn meldingen bedoeld voor het bestuur en de beheerders. Zij leggen vast wat er binnenkomt en houden de voortgang bij. Eigenaren zien de meldingen nog niet.
We werken eraan dat het bestuur straks zelf kan kiezen of eigenaren de meldingen ook mogen zien, net zoals dat nu al kan voor e-mailadressen, telefoonnummers en relaties. In de privacy-instellingen van je VvE zie je die optie alvast staan.
Veelgestelde vragen over meldingen
- Wat is een melding in VvE Gedoe?
- Een melding is alles wat in of rond het gebouw aandacht nodig heeft: een schade, een klacht of een onderhoudspunt. Denk aan een lekkende dakgoot, een kapotte lamp in het trappenhuis of een klacht over de schoonmaak. Elke melding krijgt een eigen nummer, een status en een plek voor foto's en reacties.
- Wie kan de meldingen zien?
- Op dit moment zien alleen het bestuur en de beheerders van de VvE de meldingen. Het plan is om het bestuur later zelf te laten kiezen of eigenaren de meldingen ook mogen bekijken.
- Hoeveel foto's kan ik aan een melding toevoegen?
- Je voegt tot tien foto's per melding toe, in jpg, png, webp of gif en maximaal 10 MB per foto. De foto's tellen mee voor de opslag van je VvE, net als de documenten.
- Kan ik een melding koppelen aan een woning of leverancier?
- Ja. Je koppelt een melding aan een woning, aan de eigenaar die het heeft gemeld en aan een relatie, zoals de aannemer of de dakdekker die het oppakt. Op de pagina van die woning of relatie zie je daarna alle bijbehorende meldingen terug. Zo houd je leveranciers en contracten bij.
- Kan ik meldingen uitzetten als mijn VvE ze niet gebruikt?
- Ja. In de instellingen van je VvE zet je de functie meldingen aan of uit. Zet je hem uit, dan verdwijnen de meldingen uit beeld. Bestaande meldingen worden daarbij niet verwijderd.